Công dân được cung cấp thông tin không phải trả phí, lệ phí, trừ khi luật khác quy định; người yêu cầu chỉ trả chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin. Đây là nguyên tắc của Luật Tiếp cận thông tin. Hình thức nhận do bạn chọn trong phiếu: đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp tài liệu tại trụ sở; nhận qua mạng điện tử; hoặc nhận bản sao, bản chụp gửi qua bưu chính, fax.
Chọn hình thức không chỉ là chuyện tiện hay không tiện. Nó quyết định bạn tốn bao nhiêu thời gian, chi phí, và bản bạn nhận dùng được vào việc gì sau đó. Bài này so sánh từng hình thức, giải thích chi phí thực tế khác lệ phí ở chỗ nào, và nhắc trường hợp luật chuyên ngành có thu phí khai thác dữ liệu.
So sánh các hình thức nhận thông tin
Bảng dưới so theo những yếu tố người yêu cầu thường cân nhắc; mức chi phí cụ thể tuỳ quy định hiện hành và thông báo của cơ quan:
| Hình thức | Hợp với việc gì | Chi phí thường phát sinh | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Đọc, xem, nghe tại trụ sở | Tìm hiểu nội dung, kiểm xem tài liệu có đúng thứ mình cần | Gần như không có | Được ghi chép; hỏi trước nếu muốn tự chụp ảnh |
| Sao chép, chụp tại trụ sở | Cần một vài trang làm căn cứ | Chi phí sao chụp theo số trang | Kiểm bản sao có xác nhận của cơ quan không |
| Gửi bản sao qua bưu chính | Ở xa, cần bản giấy | Chi phí sao chụp và cước gửi | Ghi địa chỉ nhận chính xác |
| Gửi qua mạng điện tử | Cần nhanh, tài liệu sẵn bản điện tử | Thường thấp nhất | Ghi định dạng mở được; lưu thư nhận |
| Fax | Ít dùng, chỉ khi hai bên đều có máy | Chi phí truyền | Bản nhận dễ mờ, khó làm căn cứ |
Một chiến lược đỡ tốn: với tài liệu dày mà chưa chắc đúng thứ cần, xin đọc tại trụ sở trước, đánh dấu những trang thật sự cần, rồi mới xin bản sao các trang đó. Bạn trả chi phí cho vài trang thay vì cho cả tập.
Chi phí thực tế khác lệ phí ở đâu
Lệ phí là khoản thu cho việc cơ quan nhà nước phục vụ một thủ tục, mức thu do pháp luật về phí và lệ phí quy định. Luật Tiếp cận thông tin chọn cách không thu phí, lệ phí cho việc cung cấp thông tin, để quyền này không bị giới hạn bởi tiền. Thứ bạn trả chỉ là chi phí thực tế: giấy, mực, công sao chụp, cước bưu chính.
Mức thu chi phí thực tế do cơ quan có thẩm quyền về tài chính hướng dẫn và được điều chỉnh theo thời gian; vì vậy bài không ghi con số. Cơ quan phải thông báo cho bạn chi phí dự kiến trước khi cung cấp, và bạn nộp xong thì cơ quan mới thực hiện. Nếu thấy chi phí cao bất thường, hỏi cách tính theo số trang và hình thức gửi.
Một số luật chuyên ngành có thu phí riêng cho việc khai thác dữ liệu, ví dụ phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai, phí cung cấp thông tin doanh nghiệp. Khi bạn xin thông tin theo thủ tục của các luật đó, khoản thu là phí theo luật chuyên ngành, không phải chi phí thực tế theo Luật Tiếp cận thông tin. Bài về chọn đường xin thông tin trong chuyên mục này giải thích khi nào đi đường nào.
Đọc tại trụ sở: tận dụng cho đúng
Hẹn trước. Cơ quan thông báo thời gian, địa điểm để bạn đến đọc. Hỏi trước tài liệu dày bao nhiêu, có được mang máy tính, có được chụp ảnh không, để chuẩn bị đúng.
Ghi chép có hệ thống. Ghi tên tài liệu, số, ngày, người ký, số trang của từng đoạn quan trọng. Khi sau này xin bản sao hoặc trích dẫn trong đơn, bạn chỉ đúng trang thay vì nói chung chung.
Tự chụp ảnh khác với xin bản sao. Luật cho phép sao chép, chụp tài liệu tại trụ sở, nhưng cách làm cụ thể tuỳ quy chế của cơ quan. Ảnh bạn tự chụp đủ dùng để nghiên cứu; để làm căn cứ chính thức, bản sao do cơ quan cung cấp có giá trị chắc chắn hơn.
Đi cùng người hiểu việc. Với hồ sơ kỹ thuật như bản vẽ, dự toán, bạn có thể đi cùng người thân có chuyên môn để đọc cùng; nên báo trước cho cơ quan số người đến đọc.
Không mang tài liệu gốc ra khỏi phòng đọc. Tài liệu cho đọc tại trụ sở thường là bản lưu duy nhất của cơ quan. Cán bộ có thể ngồi cùng trong lúc bạn đọc; đó là quy trình bình thường để bảo quản hồ sơ, không phải dấu hiệu nghi ngờ bạn. Cần trang nào, đề nghị sao cho bạn ngay tại chỗ.
Nhận qua mạng hoặc qua bưu chính cho chắc
Hai hình thức này tiện cho người ở xa nhưng dễ thất lạc nếu không cẩn thận:
- Trong phiếu ghi rõ địa chỉ thư điện tử hoặc địa chỉ nhận bưu phẩm, người nhận, số liên lạc nếu muốn.
- Với thư điện tử, kiểm cả hộp thư rác trong thời gian chờ; nhiều thư từ hệ thống cơ quan bị lọc nhầm.
- Khi nhận bưu phẩm, kiểm số trang so với danh mục kèm theo nếu có; thiếu trang thì báo lại ngay bằng văn bản.
- Lưu nguyên thư điện tử gốc, đừng chỉ tải tệp đính kèm; thông tin người gửi và thời điểm gửi là phần có giá trị.
- Tài liệu điện tử có chữ ký số của cơ quan thì lưu nguyên tệp, không in rồi quét lại, vì chữ ký số chỉ kiểm được trên tệp gốc.
Giá trị của từng loại bản bạn nhận, như bản chụp, bản sao có xác nhận, bản điện tử ký số, khi dùng làm chứng cứ hay nộp kèm hồ sơ được bàn kỹ ở chuyên mục giá trị pháp lý của kết quả tra cứu trên trang.
Thông tin không ở dạng giấy: âm thanh, hình ảnh, dữ liệu
Thông tin cơ quan tạo ra không chỉ là văn bản. Có biên bản kèm ghi âm buổi đối thoại với người dân, có ảnh hiện trạng khu đất, có bảng tính dữ liệu, có bản đồ số. Luật dùng cả các hình thức nghe, xem tại trụ sở và cung cấp qua mạng điện tử để bao quát những loại này.
Khi xin thông tin dạng này, mô tả cụ thể định dạng bạn cần và cách bạn mở được: tệp bảng tính hay bản in, tệp ảnh gốc hay ảnh chèn trong văn bản. Với dữ liệu có cấu trúc, xin bản gốc giúp bạn lọc, tính lại; bản in chỉ cho phép đọc. Cơ quan có thể không có điều kiện chuyển đổi định dạng theo ý bạn, khi đó họ cung cấp ở dạng đang lưu.
Ghi âm, ghi hình có thể chứa giọng nói, hình ảnh của người khác, nên dễ dính giới hạn về đời tư. Cách thực tế là xin biên bản bằng chữ của cùng buổi làm việc trước; chỉ khi biên bản thiếu hoặc bạn nghi ngờ nội dung, mới đề nghị nghe lại bản ghi âm tại trụ sở.
Người khuyết tật, người ở vùng khó khăn: đề nghị điều chỉnh hình thức
Luật Tiếp cận thông tin có nguyên tắc tạo điều kiện thuận lợi cho người khuyết tật và người sống ở khu vực biên giới, hải đảo, miền núi, vùng có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn. Trên thực tế, điều này có nghĩa là bạn có thể đề nghị hình thức phù hợp với hoàn cảnh của mình, và cơ quan nên cân nhắc thay vì áp một cách cứng.
Người khiếm thị có thể đề nghị được đọc cho nghe, hoặc nhận tệp điện tử để dùng phần mềm đọc màn hình. Người ở xã vùng cao, đi lại khó, có thể đề nghị nhận qua bưu chính hoặc nhận tại trụ sở xã thay vì phải xuống tỉnh. Ghi rõ đề nghị này trong mục hình thức cung cấp, kèm một câu giải thích hoàn cảnh.
Không phải đề nghị nào cũng đáp ứng được ngay, nhưng ghi ra giấy giúp cơ quan có căn cứ sắp xếp, và giúp bạn có cơ sở nếu phải khiếu nại vì không được tạo điều kiện.
Những trường hợp chi phí làm phiếu bị dừng
Chi phí thực tế ít khi là vấn đề lớn, nhưng có vài tình huống làm việc cung cấp bị dừng lại:
- Bạn không nộp chi phí sau khi cơ quan đã thông báo: cơ quan có căn cứ không thực hiện tiếp.
- Yêu cầu sao toàn bộ một hồ sơ hàng trăm trang khi bạn chỉ cần vài trang: chi phí lớn, thời gian dài, dễ dẫn tới bàn lại phạm vi.
- Chọn hình thức cơ quan không có điều kiện thực hiện, như bản điện tử cho tài liệu chỉ có bản giấy cũ: cơ quan có thể đề nghị đổi hình thức.
- Không ghi địa chỉ nhận, khiến bưu phẩm bị trả về và phải gửi lại.
Gặp những tình huống này, bạn không mất quyền; chỉ cần điều chỉnh phiếu hoặc nộp chi phí là việc tiếp tục. Khác với bị từ chối vì lý do nội dung, đây là trục trặc thủ tục dễ gỡ.
Ví dụ giả định: một bộ hồ sơ dự án dày
Ví dụ giả định: một nhóm hộ kinh doanh ở phường trung tâm của tỉnh Lâm Đồng muốn tìm hiểu dự án cải tạo chợ ảnh hưởng tới sạp hàng của họ. Hồ sơ phê duyệt kèm thuyết minh, bản vẽ, phương án bố trí lại sạp, tổng cộng vài trăm trang.
Thay vì xin bản sao toàn bộ, họ xin đọc tại trụ sở. Hai người đại diện đến đọc trong một buổi sáng, đánh dấu những trang về phương án bố trí lại sạp và thời gian thi công, rồi điền phiếu xin bản sao đúng những trang đó. Chi phí sao chụp chia đều cho các hộ ở mức nhỏ, bản sao có xác nhận của cơ quan, đủ dùng để góp ý bằng văn bản với ban quản lý chợ.
Điều đáng học ở ví dụ này là thứ tự: đọc trước, chọn sau, sao cuối cùng. Nhóm cũng cử hai đại diện thay vì mỗi hộ gửi một phiếu riêng, nên cơ quan chỉ phải chuẩn bị một lần đọc. Mỗi hộ vẫn giữ quyền gửi phiếu riêng nếu cần phần liên quan tới sạp của mình.
Câu hỏi thường gặp
Cơ quan có được thu "phí cung cấp thông tin" theo Luật Tiếp cận thông tin không?
Không. Luật xác định công dân được cung cấp thông tin không phải trả phí, lệ phí, trừ trường hợp luật khác quy định. Bạn chỉ trả chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi, và cơ quan phải thông báo trước mức chi phí đó.
Tự chụp ảnh tài liệu khi đọc tại trụ sở có được không?
Luật cho phép hình thức sao chép, chụp tài liệu tại trụ sở, nhưng cách tổ chức cụ thể tuỳ quy chế cung cấp thông tin của từng cơ quan. Hãy hỏi trước khi chụp. Ảnh tự chụp phục vụ tìm hiểu tốt; để làm căn cứ chính thức nên xin bản sao do cơ quan cung cấp.
Chi phí thực tế có được miễn cho người khó khăn không?
Luật Tiếp cận thông tin không đặt chế độ miễn chung cho chi phí thực tế. Một số cơ quan có thể hỗ trợ trong thực tế, nhưng bạn đừng trông vào đó. Cách giảm chi phí hiệu quả là đọc tại trụ sở trước và chỉ xin bản sao những trang cần.
Nhận thông tin qua thư điện tử có giá trị bằng bản giấy không?
Tuỳ cơ quan gửi gì. Tệp có chữ ký số của cơ quan có giá trị như bản do cơ quan phát hành, nếu bạn giữ nguyên tệp. Bản quét không ký số thì chủ yếu để tham khảo; khi cần nộp làm căn cứ, có thể xin thêm bản sao có xác nhận.
Đã nộp chi phí mà cơ quan không gửi tài liệu thì làm gì?
Giữ biên lai nộp chi phí, gửi văn bản nhắc nêu ngày nộp và tài liệu đã xin. Nếu vẫn không nhận được, đây là hành vi không cung cấp thông tin mà bạn có quyền khiếu nại, kèm đề nghị hoàn chi phí đã nộp nếu cơ quan không thực hiện.
Xin thông tin đất đai, doanh nghiệp có phải trả phí không?
Thường có, vì các lĩnh vực này có luật chuyên ngành quy định phí khai thác, cung cấp thông tin. Khi xin theo thủ tục của luật chuyên ngành, bạn trả phí theo luật đó; mức phí hiện hành hỏi nơi tiếp nhận hoặc xem trên cổng dịch vụ công.