Theo Luật Tiếp cận thông tin, cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin do chính mình tạo ra; riêng UBND xã, phường còn cung cấp cả thông tin mình nhận được để trực tiếp làm nhiệm vụ, cho người dân trên địa bàn. "Tạo ra" ở đây hiểu đơn giản là cơ quan đã ban hành, ký, lập hoặc chủ trì làm ra tài liệu đó. Cơ quan chỉ nhận được bản sao từ nơi khác thì nói chung không phải là nơi cung cấp.
Nguyên tắc nghe gọn, nhưng sau đợt sắp xếp năm 2025 việc áp dụng rối hơn: cấp huyện không còn, nhiều sở được hợp nhất và đổi tên, xã phường mới gom từ nhiều xã cũ. Bài này giúp bạn xác định nơi gửi trong từng loại tình huống, và cách hỏi khi không chắc, để phiếu không bị chuyển qua lại giữa các cơ quan.
Vì sao luật chọn cơ quan tạo ra thông tin
Cơ quan tạo ra thông tin là nơi có bản gốc, hiểu đầy đủ bối cảnh và chịu trách nhiệm về tính chính xác. Một quyết định do tỉnh ban hành được gửi tới nhiều nơi để thi hành; nếu mỗi nơi đều phải cung cấp, sẽ có nhiều bản sao lệch nhau và không ai chịu trách nhiệm cuối cùng. Vì vậy luật đặt trách nhiệm ở nơi phát hành.
Khi một tài liệu do nhiều cơ quan cùng làm ra, ví dụ văn bản liên tịch hoặc đề án phối hợp, cơ quan chủ trì là nơi cung cấp, các cơ quan còn lại phối hợp. Bạn nhìn vào phần ký ban hành: cơ quan đứng đầu danh sách, hoặc cơ quan được giao chủ trì trong nội dung văn bản, thường là đầu mối.
Ngoại lệ đáng nhớ nhất dành cho xã, phường, đặc khu. Vì là cấp gần dân nhất, chính quyền xã cung cấp cho người dân trên địa bàn cả những thông tin họ nhận từ cấp trên để thực hiện, như văn bản chỉ đạo, kế hoạch triển khai. Đây là lối vào thuận tiện cho người dân: bạn hỏi xã trước, xã có thì đưa, không có thì chỉ đường.
Cần phân biệt "nhận được để trực tiếp thực hiện" với "nhận được để biết". Văn bản tỉnh gửi xã để xã tổ chức thực hiện thì xã cung cấp; văn bản chỉ gửi đồng kính gửi để xã nắm tình hình thì xã có thể chỉ dẫn bạn về nơi ban hành. Ranh giới này không phải lúc nào cũng rõ, nên khi bị xã từ chối, hỏi thêm một câu: văn bản đó do ai ban hành và xã có phải đơn vị thực hiện không.
Ví dụ chọn nơi gửi theo loại thông tin
Bảng dưới là ví dụ cách suy luận, không thay được việc đọc phần ký ban hành của chính tài liệu bạn cần. Tên cơ quan cấp tỉnh viết theo bộ máy sau hợp nhất năm 2025; tỉnh nào tổ chức khác thì hỏi lại nơi tiếp nhận:
| Thông tin bạn cần | Ai thường tạo ra | Gửi phiếu cho |
|---|---|---|
| Kế hoạch, quyết định của phường về một công trình nhỏ trong khu dân cư | UBND phường | UBND phường |
| Quyết định phê duyệt dự án do tỉnh ban hành | UBND tỉnh hoặc sở được giao | Cơ quan ban hành; hỏi xã nếu chỉ cần phần liên quan địa bàn |
| Văn bản về đất đai, môi trường cấp tỉnh | Sở Nông nghiệp và Môi trường (trước đây là Sở Tài nguyên và Môi trường) | Sở Nông nghiệp và Môi trường |
| Kế hoạch đầu tư công, danh mục dự án của tỉnh | Sở Tài chính (đã nhận nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu tư cũ) | Sở Tài chính |
| Kết luận thanh tra đã ban hành | Cơ quan thanh tra đã kết luận | Cơ quan thanh tra đó |
| Nghị quyết của hội đồng nhân dân | Hội đồng nhân dân | Bộ phận giúp việc của hội đồng nhân dân cấp tương ứng |
Hai dòng giữa bảng cho thấy một điểm hay bị bỏ qua: tên sở bạn quen có thể đã đổi. Gửi phiếu cho cơ quan không còn tồn tại thì bưu điện có thể vẫn chuyển được, nhưng sẽ mất thêm thời gian chuyển nội bộ.
Thông tin của giai đoạn trước sắp xếp năm 2025
Hồ sơ đi theo nhiệm vụ. Khi huyện cũ không còn, nhiệm vụ được chia: phần lớn việc hành chính gần dân chuyển xuống xã, phường; một số việc chuyển lên sở, ngành của tỉnh. Hồ sơ lưu trữ thường đi theo nhiệm vụ đó. Muốn biết tài liệu cũ của huyện nằm đâu, hỏi nhiệm vụ đó nay ai làm.
Xã mới giữ hồ sơ của nhiều xã cũ. Một phường mới có thể gom ba xã cũ. Phiếu nên ghi rõ tên xã cũ đã ban hành tài liệu và khoảng thời gian, để văn thư tìm đúng phông lưu trữ.
Tỉnh hợp nhất, hồ sơ có thể ở trụ sở cũ. Với tỉnh hình thành từ việc nhập hai, ba tỉnh, hồ sơ của tỉnh cũ có giai đoạn vẫn để tại trụ sở cũ. Phiếu gửi về cơ quan mới, nhưng bạn có thể đề nghị đọc tại chỗ ở nơi đang lưu giữ cho đỡ chờ.
Văn bản cũ vẫn có thể còn hiệu lực. Việc cơ quan ban hành không còn không làm văn bản tự mất hiệu lực. Câu hỏi "văn bản này còn áp dụng không" nằm ở trang chuyên về hiệu lực văn bản; ở đây chỉ bàn chuyện xin bản sao.
Khi không chắc cơ quan nào đang giữ thông tin
Thay vì đoán, đi theo thứ tự này:
- Đọc lại văn bản bạn đang có, tìm câu nhắc tới tài liệu cần xin; cơ quan được nhắc là đầu mối đầu tiên.
- Tra danh mục thông tin phải công khai của các cơ quan có khả năng giữ; tài liệu có trong danh mục của ai thì người đó tạo ra.
- Gọi hoặc đến bộ phận đầu mối cung cấp thông tin của UBND xã, phường nơi bạn ở, hỏi tài liệu do cấp nào ban hành.
- Nếu vẫn chưa rõ, gửi phiếu cho cơ quan bạn cho là gần đúng nhất, ghi trong phiếu "trường hợp thông tin không thuộc trách nhiệm cung cấp của quý cơ quan, đề nghị chỉ dẫn cơ quan có trách nhiệm".
- Lưu văn bản trả lời có chỉ dẫn, dùng nó làm căn cứ khi gửi phiếu tiếp theo.
Khi thông tin không thuộc trách nhiệm cung cấp của mình, cơ quan nhận phiếu được từ chối, nhưng thực tế tốt là chỉ dẫn bạn tới nơi đúng. Câu đề nghị chỉ dẫn ở bước 4 giúp văn bản trả lời có ích hơn một lời từ chối trống.
Thông tin của bộ, ngành trung ương
Phần lớn việc của người dân và doanh nghiệp nhỏ dừng ở xã và tỉnh, nhưng có những thông tin chỉ nằm ở trung ương: hướng dẫn chung của một bộ, kết quả xử lý kiến nghị gửi bộ, danh sách cấp phép do bộ trực tiếp cấp. Nguyên tắc vẫn vậy: bộ nào ban hành thì bộ đó cung cấp, thông qua đơn vị đầu mối mà bộ công bố.
Năm 2025 nhiều bộ được hợp nhất, ví dụ Bộ Tài nguyên và Môi trường cũ và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũ hợp thành Bộ Nông nghiệp và Môi trường, nhiệm vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũ chuyển về Bộ Tài chính. Văn bản do bộ cũ ban hành nay do bộ tiếp nhận nhiệm vụ lưu giữ. Khi gửi phiếu, ghi tên bộ cũ đã ban hành bên cạnh tên bộ hiện nay.
Ở trung ương, phiếu gửi qua bưu chính hoặc qua mạng là chủ yếu. Vì khối lượng yêu cầu lớn, mô tả tài liệu càng chính xác thì càng ít bị hỏi lại; nên kèm bản chụp văn bản có nhắc tới tài liệu cần xin nếu bạn có.
Toà án, viện kiểm sát, cơ quan thi hành án
Luật Tiếp cận thông tin áp dụng cho cơ quan nhà nước nói chung, gồm cả cơ quan tư pháp, với thông tin do họ tạo ra trong hoạt động quản lý, như kế hoạch, báo cáo công tác, thông tin tổ chức. Nhưng hồ sơ một vụ án hay một vụ việc thi hành án cụ thể đi theo luật tố tụng và luật thi hành án, nơi quyền xem hồ sơ gắn với tư cách đương sự, người có quyền lợi liên quan.
Nói cách khác, nếu bạn là đương sự, đường đúng là đề nghị theo thủ tục tố tụng hoặc thi hành án; nếu không phải, Luật Tiếp cận thông tin không mở cho bạn quyền đọc hồ sơ vụ án của người khác. Phần xin thông tin từ cơ quan thi hành án được viết riêng trong chuyên mục về nghĩa vụ và biện pháp ngăn chặn của trang. Bản án đã công bố công khai thuộc mảng tra cứu bản án, không bàn ở đây.
Một tình huống hay lẫn: bạn không phải đương sự nhưng là người mua tài sản đang có quyết định kê biên. Quyền của bạn khi đó gắn với tư cách người có quyền lợi liên quan theo luật thi hành án, chứ không đi theo Luật Tiếp cận thông tin; nên đề nghị cơ quan thi hành án theo đúng tư cách ấy.
Ví dụ giả định: một hồ sơ cấp phép xây dựng của nhà bên cạnh
Ví dụ giả định: gia đình chị Lan ở Thành phố Hải Phòng thấy nhà bên cạnh xây lên tầng bốn, nghi lấn sang tường chung. Chị muốn xem giấy phép xây dựng và bản vẽ đã được duyệt. Giấy phép nhà ở riêng lẻ ở khu vực chị trước đây do huyện cũ cấp; sau sắp xếp, thẩm quyền và hồ sơ đã chuyển theo quy định mới.
Chị gửi phiếu cho UBND phường, ghi rõ địa chỉ công trình, khoảng thời gian cấp phép, kèm câu đề nghị chỉ dẫn nếu phường không giữ. Phường trả lời: thông tin giấy phép được cấp có công khai một phần; bản vẽ kèm hồ sơ là tài liệu liên quan tới tài sản của chủ nhà, phần nào cung cấp được còn tuỳ đánh giá của cơ quan. Chị được xem nội dung giấy phép, và được hướng dẫn rằng nếu tường chung bị ảnh hưởng, đường tiếp theo là phản ánh vi phạm trật tự xây dựng chứ không phải xin thêm thông tin.
Ví dụ cho thấy một điều: xin thông tin là bước đầu để biết mình đứng ở đâu. Khi có dấu hiệu tranh chấp tài sản giữa hai nhà, nên bàn với luật sư trước khi gửi thêm yêu cầu hay đơn từ.
Câu hỏi thường gặp
Gửi phiếu nhầm cơ quan thì cơ quan đó có phải chuyển đi giúp không?
Luật cho phép cơ quan từ chối khi thông tin không thuộc trách nhiệm cung cấp của mình. Trong thực tế nhiều nơi chỉ dẫn hoặc chuyển giúp, nhưng không nên trông vào đó. Hãy ghi sẵn câu đề nghị chỉ dẫn cơ quan có trách nhiệm trong phiếu để văn bản trả lời có ích.
Xã có phải cung cấp văn bản do tỉnh ban hành không?
Với thông tin xã nhận được để trực tiếp thực hiện nhiệm vụ, xã cung cấp cho người dân trên địa bàn. Văn bản tỉnh gửi xã để triển khai thường thuộc nhóm này. Còn tài liệu tỉnh không gửi xã, như hồ sơ thẩm định đầy đủ, thì phải hỏi cơ quan cấp tỉnh đã tạo ra.
Thông tin do huyện cũ ban hành trước 1/7/2025 nay hỏi ở đâu?
Hỏi cơ quan đang làm nhiệm vụ mà huyện cũ từng làm, thường là UBND xã, phường hoặc một sở của tỉnh. Ghi rõ tên huyện cũ, tên văn bản và khoảng thời gian. Nếu không chắc, gửi xã nơi bạn ở và đề nghị chỉ dẫn.
Một tài liệu cả xã và tỉnh đều có bản, nên hỏi bên nào?
Nếu bạn ở địa bàn xã đó và chỉ cần nội dung, hỏi xã thường nhanh hơn. Nếu cần bản do chính cơ quan ban hành cung cấp để làm căn cứ chắc chắn, hoặc cần tài liệu kèm theo đầy đủ, hỏi cơ quan cấp tỉnh đã tạo ra tài liệu đó.
Đầu mối cung cấp thông tin của một cơ quan là ai?
Mỗi cơ quan phải phân công đơn vị hoặc người làm đầu mối và công khai thông tin liên hệ, thường trên chuyên mục tiếp cận thông tin của cổng điện tử. Ở xã, phường, việc này thường gắn với bộ phận văn phòng hoặc bộ phận một cửa.
Tổ dân phố, thôn có phải cung cấp thông tin theo Luật Tiếp cận thông tin không?
Thôn, tổ dân phố là tổ chức tự quản của cộng đồng, không phải cơ quan nhà nước, nên không phải chủ thể có nghĩa vụ theo luật này. Thông tin về khoản đóng góp, công trình trong khu dân cư bạn hỏi UBND xã, phường, nơi chịu trách nhiệm công khai theo pháp luật về dân chủ ở cơ sở.