Một phiếu yêu cầu cung cấp thông tin tốt chỉ cần trả lời đủ bốn câu: ai đang hỏi, hỏi đúng tài liệu nào, muốn nhận bằng cách nào, và dùng để làm gì. Luật Tiếp cận thông tin quy định các nội dung chính của phiếu; nhiều cơ quan có mẫu in sẵn, nhưng bạn cũng có thể tự trình bày miễn là đủ các mục đó. Phần quyết định phiếu được xử lý nhanh hay bị hỏi lại nằm gần như trọn ở mục thứ hai: mô tả thông tin cần cung cấp.
Bài này đi từng mục theo thứ tự trên phiếu, chỉ ra cách ghi giúp cán bộ đầu mối tìm được tài liệu ngay, và những lỗi làm phiếu bị trả lại hoặc bị trả lời bằng một văn bản chung chung. Phần riêng cho thông tin đất đai có bài khác trong chuyên mục đất đai của trang; ở đây là phiếu theo Luật Tiếp cận thông tin dùng cho các loại thông tin còn lại.
Các mục chính của phiếu và cách ghi
Tên gọi từng mục có thể khác nhau giữa các mẫu, nhưng nội dung luật yêu cầu xoay quanh những phần sau:
| Mục | Ghi gì | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Người yêu cầu | Họ tên, nơi cư trú, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, số điện thoại hoặc thư điện tử nếu có | Địa chỉ nhận kết quả khác nơi cư trú mà không ghi riêng |
| Thông tin cần cung cấp | Tên văn bản, hồ sơ, tài liệu; số, ngày nếu biết; khoảng thời gian; cơ quan ban hành | Ghi chủ đề chung kiểu "toàn bộ hồ sơ về con đường" |
| Hình thức cung cấp | Đọc, xem tại trụ sở; bản sao, bản chụp; gửi qua bưu chính; gửi qua mạng | Không chọn hình thức, cơ quan phải hỏi lại |
| Lý do, mục đích | Một hai câu đúng sự thật về việc bạn cần làm | Viết dài, kể lể, kèm lời buộc tội |
| Văn bản kèm theo | Giấy đồng ý của người có liên quan nếu thông tin tiếp cận có điều kiện; giấy giới thiệu nếu đi qua tổ chức | Thiếu giấy đồng ý nên bị từ chối phần đó |
Mục người yêu cầu nghe đơn giản nhưng hay gây chậm: nếu muốn nhận kết quả ở địa chỉ khác nơi cư trú, ví dụ đang đi làm xa, hãy ghi rõ địa chỉ nhận riêng. Số điện thoại và thư điện tử không bắt buộc, nhưng có thì cán bộ gọi hỏi lại được thay vì gửi công văn qua bưu điện.
Mô tả thông tin cần cung cấp: phần quyết định tất cả
Luật yêu cầu chỉ rõ tên văn bản, hồ sơ, tài liệu. Lý do rất thực tế: cán bộ đầu mối phải tìm trong kho lưu trữ, không thể tìm một "vấn đề". Phiếu ghi "đề nghị cung cấp thông tin về dự án mở rộng chợ" buộc cán bộ đoán bạn cần quyết định phê duyệt, dự toán, bản vẽ hay biên bản họp dân. Phiếu ghi "bản sao quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư dự án mở rộng chợ phường, ban hành khoảng năm 2024" thì tìm được ngay.
Không biết số hiệu cũng không sao. Hãy cho cán bộ ba thứ để định vị: loại tài liệu (quyết định, kế hoạch, biên bản, báo cáo, hợp đồng), cơ quan hoặc người đã ký, và khoảng thời gian. Nếu tài liệu được nhắc trong một văn bản khác bạn đang có, trích nguyên câu nhắc tới nó. Đó là cách mô tả chính xác nhất.
Khi cần nhiều tài liệu, đánh số từng dòng. Cơ quan có thể cung cấp được dòng 1 và 3, từ chối dòng 2 vì là thông tin nội bộ; đánh số giúp văn bản trả lời đối chiếu được từng dòng, không gộp thành một câu "không thuộc phạm vi cung cấp". Tránh xin "toàn bộ hồ sơ" một dự án lớn: đó là yêu cầu dễ bị coi là vượt quá khả năng đáp ứng, và dù được chấp nhận thì thời gian chuẩn bị cũng dài.
Hình thức nhận và lý do, mục đích
Chọn hình thức theo việc bạn sẽ làm. Chỉ cần hiểu nội dung thì đọc, xem tại trụ sở là nhanh nhất và gần như không tốn chi phí. Cần làm căn cứ khiếu nại hay nộp kèm hồ sơ thì xin bản sao. Ở xa thì chọn gửi qua bưu chính hoặc qua mạng; với gửi qua mạng, ghi rõ định dạng bạn mở được.
Ghi hai hình thức theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ "bản sao gửi qua bưu chính; nếu tài liệu quá dày thì cho đọc tại trụ sở". Cơ quan có cơ sở để chọn phương án khả thi thay vì gửi văn bản hỏi lại.
Lý do, mục đích: ngắn và thật. Một câu như "để kiểm tra phần diện tích đất của gia đình trong dự án" hoặc "để chuẩn bị ý kiến góp ý gửi phường" là đủ. Không cần chứng minh mình có lợi ích riêng với thông tin thông thường; nhưng ghi mục đích mơ hồ hoặc mâu thuẫn với tài liệu xin dễ khiến cán bộ thận trọng hơn.
Mục đích bạn ghi sẽ đi theo thông tin. Người được cung cấp thông tin có nghĩa vụ không làm sai lệch nội dung và không dùng thông tin xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người khác. Ghi mục đích trung thực cũng là để sau này bạn dùng thông tin đúng với điều đã nói.
Nộp phiếu và giữ dấu vết
Luật cho phép nộp trực tiếp, qua mạng điện tử, qua bưu chính hoặc fax. Kênh nào cũng cần để lại bằng chứng ngày nộp, vì mọi thời hạn trả lời tính từ ngày cơ quan nhận phiếu hợp lệ:
- Nộp trực tiếp: mang hai bản, xin cán bộ ký nhận hoặc ghi ngày nhận lên bản bạn giữ; nếu có giấy biên nhận thì giữ lại.
- Qua bưu chính: gửi bảo đảm có báo phát, giữ biên lai và phiếu báo phát; ghi trên phong bì "phiếu yêu cầu cung cấp thông tin" để văn thư chuyển đúng bộ phận.
- Qua mạng: gửi tới địa chỉ thư điện tử hoặc chuyên mục tiếp nhận mà cơ quan công bố; lưu thư đã gửi và thư báo nhận tự động nếu có; tệp đính kèm nên là bản chụp phiếu có chữ ký.
- Ghi sổ riêng: ngày nộp, kênh nộp, tên cơ quan, nội dung từng dòng thông tin đã xin.
- Nếu cơ quan liên hệ hỏi lại để làm rõ, trả lời bằng văn bản hoặc thư điện tử để thời hạn được tính lại có căn cứ rõ ràng.
Thời hạn cơ quan phải trả lời được luật quy định tính bằng ngày làm việc, có trường hợp được gia hạn khi thông tin cần tổng hợp nhiều nơi; con số cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi chính bộ phận tiếp nhận khi nộp.
Đứng tên phiếu thay người khác và nhờ nộp hộ
Luật đặt quyền tiếp cận thông tin cho từng công dân, nên phiếu phải đứng tên người thật sự yêu cầu. Người chưa đủ 18 tuổi, người mất năng lực hành vi dân sự hoặc gặp khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thực hiện quyền này thông qua người đại diện theo pháp luật; khi đó phiếu ghi rõ người đại diện và quan hệ đại diện, kèm giấy tờ chứng minh.
Nhờ người thân mang phiếu đi nộp là chuyện khác: người nộp chỉ là người chuyển phiếu, phiếu vẫn đứng tên và có chữ ký của bạn. Nếu muốn người thân được nhận kết quả, đọc tài liệu thay mình, nên có văn bản uỷ quyền ghi rõ phạm vi, vì bản sao tài liệu có thể chứa thông tin liên quan tới bạn mà cơ quan không giao cho người lạ.
Trường hợp cả gia đình cùng cần một tài liệu, ví dụ các đồng thừa kế cùng muốn xem một quyết định, mỗi người có thể đứng tên phiếu riêng, hoặc một người đứng tên và các người còn lại uỷ quyền. Cách thứ hai đỡ giấy tờ nhưng nên thống nhất trước ai giữ bản sao, ai chịu chi phí in sao gửi.
Những lỗi làm phiếu bị trả lại hoặc trả lời lạc đề
Gom từ các tình huống phổ biến, bạn soát phiếu một lượt trước khi gửi:
- Gửi nhầm cơ quan: xin văn bản do tỉnh ban hành nhưng gửi phường, hoặc ngược lại. Nguyên tắc chọn nơi gửi có bài riêng trong chuyên mục.
- Hỏi một câu hỏi thay vì xin một tài liệu: "vì sao đường chậm tiến độ" là câu hỏi cần giải trình; "báo cáo tiến độ thi công quý gần nhất" mới là thông tin có sẵn.
- Xin thông tin về người khác mà không kèm giấy đồng ý của họ, nhất là thông tin liên quan đời sống riêng tư.
- Gộp yêu cầu cung cấp thông tin với đơn khiếu nại trong cùng một tờ, khiến cơ quan không biết xử lý theo thủ tục nào.
- Không ký tên, không ghi ngày, hoặc gửi bản chụp không đọc được.
- Dùng lời lẽ đe doạ hoặc kết tội; nội dung đúng nhưng phiếu dễ bị chuyển sang hướng xử lý đơn thư thay vì cung cấp thông tin.
Tách bạch là nguyên tắc xuyên suốt: một phiếu chỉ để xin thông tin. Khi đã có thông tin trong tay mà vẫn thấy quyền lợi bị ảnh hưởng, bạn mới làm đơn khiếu nại hoặc kiến nghị riêng, lúc đó có tài liệu làm căn cứ.
Ví dụ giả định: phiếu xin tài liệu về một trạm trung chuyển rác
Ví dụ giả định: anh Tuấn sống cạnh một khu đất trống ở một xã của tỉnh Đồng Nai, nghe tin nơi này sắp làm trạm trung chuyển rác. Phiếu đầu tiên anh định viết là "đề nghị cho biết thông tin về trạm rác". Sau khi soát lại, anh viết thành ba dòng: (1) bản sao văn bản chấp thuận chủ trương hoặc quyết định phê duyệt dự án trạm trung chuyển tại khu đất cạnh tổ dân phố của anh; (2) bản sao kết quả lấy ý kiến cộng đồng dân cư về đánh giá tác động môi trường của dự án nếu đã thực hiện; (3) kế hoạch thời gian khởi công.
Hình thức anh chọn là bản sao gửi qua bưu chính, nếu tài liệu dày thì xin đọc tại trụ sở. Lý do: tìm hiểu ảnh hưởng tới nơi ở của gia đình để góp ý. Anh gửi bảo đảm cho UBND xã, giữ biên lai. Ba dòng đánh số giúp văn bản trả lời của xã nói rõ dòng nào xã có, dòng nào do cơ quan cấp tỉnh ban hành và anh cần hỏi tiếp ở đó.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc dùng mẫu phiếu của cơ quan không?
Không bắt buộc dùng đúng tờ in sẵn. Bạn có thể tự viết văn bản yêu cầu miễn là có đủ nội dung chính luật đòi hỏi: thông tin người yêu cầu, thông tin cần cung cấp, hình thức cung cấp, lý do và mục đích. Dùng mẫu của cơ quan thì giảm khả năng thiếu mục.
Có thể yêu cầu cung cấp thông tin bằng lời nói không?
Với thông tin đơn giản, có sẵn, cán bộ tiếp nhận có thể hướng dẫn hoặc cho xem ngay. Còn để có căn cứ tính thời hạn và để khiếu nại nếu bị từ chối, nên dùng phiếu bằng văn bản; trường hợp đến trực tiếp mà không tự viết được, cán bộ có thể giúp ghi phiếu theo lời bạn.
Một phiếu xin nhiều tài liệu cùng lúc có được không?
Được, nhưng nên đánh số từng tài liệu và chỉ gộp những tài liệu cùng một cơ quan đang giữ. Gộp quá nhiều dễ bị coi là vượt khả năng đáp ứng hoặc phải chờ gia hạn. Tài liệu ở cơ quan khác thì viết phiếu riêng gửi cơ quan đó.
Ghi lý do yêu cầu như thế nào để không bị từ chối?
Ghi ngắn và đúng sự thật, gắn với việc bạn đang làm như góp ý, chuẩn bị giao dịch, tìm hiểu ảnh hưởng tới nơi ở. Lý do không phải chỗ để tranh luận hay kết tội. Với thông tin thông thường, cơ quan không được đặt thêm điều kiện ngoài luật chỉ vì không thích lý do.
Gửi phiếu qua thư điện tử thì cơ quan có phải nhận không?
Luật cho phép yêu cầu qua mạng điện tử. Hãy gửi tới địa chỉ hoặc chuyên mục mà cơ quan công bố cho việc này, đính kèm bản chụp phiếu có chữ ký, lưu thư đã gửi. Nếu sau vài ngày không có phản hồi, gọi hoặc đến bộ phận đầu mối hỏi phiếu đã được ghi nhận chưa.
Người không biết chữ hoặc người khuyết tật nộp phiếu thế nào?
Bạn có thể đến trực tiếp và đề nghị cán bộ tiếp nhận ghi phiếu theo lời trình bày, rồi đọc lại cho bạn nghe trước khi điểm chỉ hoặc ký. Người thân cũng có thể viết hộ, nhưng phiếu vẫn đứng tên và mang thông tin của người yêu cầu.