Với thẻ căn cước của người khác, có ba việc khác hẳn nhau về mặt pháp lý: xem để đối chiếu, chụp hoặc photo để lưu, và giữ bản chính. Xem để đối chiếu khi có lý do chính đáng là bình thường. Chụp, photo là thu thập dữ liệu cá nhân, cần người đó đồng ý và chỉ dùng đúng việc. Giữ bản chính làm tin thì Luật Căn cước 2023 đã cấm rõ dưới dạng cấm cầm cố, nhận cầm cố thẻ căn cước.
Thói quen "để lại căn cước" phổ biến đến mức nhiều người coi là lẽ thường: cửa hàng cho thuê xe máy, chủ nhà trọ, quán karaoke, nơi cho mượn đồ, thậm chí người cho vay. Bài này tách từng việc ra, chỉ chỗ được và không được, và cách người đang giữ bản chụp giấy tờ của người khác bảo quản cho đúng. Nguyên tắc áp dụng tương tự với hộ chiếu, giấy phép lái xe, văn bằng.
Ba việc với căn cước của người khác
Bảng gom ranh giới của từng việc. Chi tiết từng việc ở các mục bên dưới.
| Việc | Bản chất pháp lý | Điều kiện | Ví dụ hợp lý |
|---|---|---|---|
| Xem bản chính để đối chiếu | Kiểm tra danh tính trong giao dịch | Có lý do gắn với giao dịch; xem xong trả lại ngay | Ký hợp đồng thuê nhà, giao xe thuê, nhận hàng giá trị lớn |
| Chụp, photo, quét lưu lại | Thu thập và lưu trữ dữ liệu cá nhân | Người đó đồng ý, biết để làm gì, ai giữ, giữ bao lâu; bảo quản an toàn | Lưu kèm hợp đồng thuê, hồ sơ nhân sự, hồ sơ khách lưu trú |
| Giữ bản chính làm tin | Nhận cầm cố thẻ căn cước | Bị cấm theo Luật Căn cước 2023 | Không có |
| Giữ bản chính vì lý do khác | Chiếm giữ giấy tờ của người khác | Chỉ cơ quan có thẩm quyền được thu giữ theo luật | Không có với cá nhân, doanh nghiệp |
Việc cấm cầm cố, nhận cầm cố, thuê, cho thuê, mượn, cho mượn thẻ căn cước đã có từ thời thẻ căn cước công dân và tiếp tục trong Luật Căn cước 2023. Mức xử phạt cụ thể nằm ở nghị định xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực trật tự, an toàn xã hội; bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành vì quy định xử phạt thay đổi khá thường xuyên.
Xem để đối chiếu: được, nhưng nên có lý do
Trong rất nhiều giao dịch, việc xem căn cước của người kia là cần thiết và hợp lý: bạn cần biết người ký hợp đồng đúng là ai, người nhận xe thuê có đúng là người đã đặt, người nhận tiền có đúng là chủ tài khoản. Xem bản chính, so ảnh với người trước mặt, ghi họ tên và số định danh vào hợp đồng là cách làm đúng mực.
Điều nên tránh là đòi xem căn cước ở những chỗ không cần: khách vào cửa hàng ăn uống, người đến hỏi giá, người tham dự một buổi gặp mặt không có giao dịch gì. Người bị đòi xem có quyền hỏi lại vì sao, và bạn nên trả lời được câu hỏi đó.
Với căn cước gắn chip, người dân còn có thể xuất trình thông tin qua ứng dụng VNeID ở những nơi chấp nhận. Một số nơi dùng thiết bị đọc chip để lấy dữ liệu chính xác thay vì nhìn bằng mắt. Dù dùng cách nào, nguyên tắc vẫn vậy: đọc để đối chiếu cho giao dịch, không biến thành kho dữ liệu riêng của mình.
Chụp, photo để lưu: làm sao cho đúng
Hỏi trước, nói rõ để làm gì. Câu hỏi tối thiểu: "Bên mình chụp căn cước để lưu kèm hợp đồng thuê, chỉ dùng khi cần liên hệ hoặc làm thủ tục, anh chị đồng ý không?" Ghi sự đồng ý vào hợp đồng hoặc phiếu đăng ký nếu có thể.
Chỉ chụp những gì cần. Nhiều giao dịch chỉ cần họ tên, ngày sinh, số định danh và ảnh. Người đưa giấy tờ có thể che bớt phần không liên quan; nơi nhận nên chấp nhận việc đó khi không ảnh hưởng tới mục đích.
Ghi chữ đè lên bản chụp. Một thói quen tốt mà người đưa giấy tờ nên làm và nơi nhận nên tôn trọng: viết chồng lên ảnh dòng ngắn nêu mục đích và ngày, để bản chụp khó bị dùng lại vào việc khác.
Lưu ở chỗ ít người truy cập. Không để bản chụp trong nhóm chat chung, không in ra để trên quầy, không gửi qua lại giữa nhân viên. Thiết bị lưu nên có khoá.
Có thời hạn xoá. Hết hợp đồng, hết thời gian cần lưu theo quy định nghiệp vụ, thì xoá hoặc huỷ. Giữ mãi bản chụp của hàng trăm khách là tích luỹ rủi ro rò rỉ cho chính mình.
Giữ bản chính làm tin: vì sao bị cấm và nên thay bằng gì
Thói quen giữ căn cước làm tin xuất phát từ nhu cầu có thật: chủ cho thuê xe sợ khách mang xe đi mất, chủ nhà trọ sợ khách bỏ đi không trả tiền, người cho mượn đồ sợ mất đồ. Nhưng thẻ căn cước là giấy tờ tuỳ thân, người dân cần nó để đi lại, giao dịch ngân hàng, làm thủ tục. Luật cấm cầm cố, nhận cầm cố thẻ căn cước để bảo vệ quyền đó, và cũng vì thẻ bị giữ ở nơi không kiểm soát dễ bị lợi dụng để mở tài khoản, vay tiền mạo danh.
Về mặt bảo đảm, giữ căn cước cũng không hiệu quả như nhiều người tưởng. Người có ý định chiếm đoạt một chiếc xe hay một khoản tiền lớn sẵn sàng bỏ lại tấm thẻ và làm lại thẻ mới. Thứ thật sự bảo đảm cho bạn là tiền đặt cọc tương xứng, hợp đồng có thông tin nhân thân đầy đủ, và với tài sản giá trị cao thì hình thức bảo đảm đúng luật.
Ví dụ giả định: một cửa hàng cho thuê xe máy ở Đà Nẵng thay việc giữ căn cước bằng cách xem bản chính, chụp lại khi khách đồng ý, nhận một khoản đặt cọc tiền và ghi biên bản giao xe có tình trạng xe, số km. Khi khách trả xe, cửa hàng trả cọc và hẹn ngày xoá bản chụp. Cách này đúng luật hơn và khi có tranh chấp, giấy tờ cửa hàng có giá trị hơn một tấm thẻ đang giữ trái phép.
Các trường hợp hay gặp và cách xử lý
Một số tình huống cụ thể mà bạn có thể đang ở phía người giữ hoặc người bị giữ giấy tờ.
- Nơi làm việc giữ căn cước, bằng cấp bản chính của người lao động: Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động.
- Cơ sở lưu trú yêu cầu xuất trình giấy tờ khi nhận phòng: đó là để thông báo lưu trú theo quy định; cơ sở xem, ghi thông tin hoặc quét rồi trả lại, không giữ bản chính suốt thời gian khách ở.
- Người cho vay đòi giữ căn cước tới khi trả nợ: từ chối, đề nghị thay bằng giấy vay có ghi đầy đủ nhân thân.
- Bạn đã lỡ để lại căn cước ở một nơi: yêu cầu trả lại; nơi đó không trả thì có thể trình báo công an xã, phường nơi xảy ra việc.
- Bạn đang giữ căn cước của người khác do họ để lại từ trước: liên hệ trả lại cho chính chủ, có người làm chứng hoặc biên nhận.
- Bạn nhặt được căn cước của người khác: giao nộp cho công an cấp xã nơi gần nhất hoặc cơ quan quản lý căn cước, không giữ lại hay đăng ảnh thẻ lên mạng để tìm chủ.
Điểm chung của các tình huống trên: giấy tờ tuỳ thân luôn nên quay về tay chính chủ hoặc cơ quan có thẩm quyền, không nằm lâu ở tay người khác dù với lý do gì.
Doanh nghiệp, cửa hàng nhận giấy tờ khách hằng ngày cần gì thêm
Một quy định nội bộ ngắn. Ghi rõ ai được nhận, chụp, lưu giấy tờ của khách; lưu ở đâu; ai được mở; bao lâu thì xoá. Một trang giấy là đủ cho cửa hàng nhỏ, quan trọng là nhân viên biết và làm theo.
Thông báo cho khách trước khi thu. Một dòng trên phiếu đăng ký hoặc lời nói của nhân viên: thu thông tin gì, để làm gì. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 đặt nghĩa vụ này lên bên xử lý dữ liệu, kể cả hộ kinh doanh nhỏ ở mức phù hợp với quy mô.
Không gửi giấy tờ khách qua ứng dụng nhắn tin cá nhân. Nhân viên chụp căn cước khách bằng điện thoại riêng rồi gửi vào nhóm chung là kênh rò rỉ phổ biến nhất. Nên dùng một thiết bị của cửa hàng và một chỗ lưu có khoá.
Xử lý khi khách đề nghị xoá. Nếu không còn căn cứ để lưu, xoá và báo lại cho khách. Nếu còn cần lưu vì hợp đồng chưa kết thúc hoặc vì nghĩa vụ báo cáo, giải thích cho khách biết đến khi nào sẽ xoá.
Khi bản chụp giấy tờ của bạn đang nằm ở quá nhiều nơi
Mặt trái của việc ai cũng chụp căn cước là mỗi người dân có bản chụp nằm rải rác ở chủ nhà trọ cũ, cửa hàng điện thoại, nơi làm việc cũ, những nhóm chat đã quên. Bạn không thể thu hồi hết, nhưng có thể giảm rủi ro: hạn chế gửi ảnh căn cước qua mạng xã hội, ghi chữ đè mục đích lên ảnh khi buộc phải gửi, chỉ đưa bản chụp cho nơi giải thích được lý do.
Khi hợp đồng kết thúc, bạn có quyền đề nghị bên kia xoá bản chụp giấy tờ của mình; đây là một trong các quyền của chủ thể dữ liệu theo pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong phạm vi bên đó không còn căn cứ để lưu giữ. Đề nghị bằng tin nhắn để có dấu vết.
Nếu phát hiện căn cước của mình bị dùng để mở tài khoản, đăng ký thuê bao hay vay tiền mà bạn không hề làm, hãy trình báo công an sớm và liên hệ ngay đơn vị đã ghi nhận giao dịch đó để khoá, đồng thời lưu lại mọi bằng chứng về nơi bạn từng đưa giấy tờ.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng cho thuê xe máy có được giữ căn cước của khách không?
Không. Luật Căn cước 2023 cấm nhận cầm cố thẻ căn cước. Cửa hàng có thể xem bản chính, chụp lại khi khách đồng ý, nhận tiền đặt cọc và lập biên bản giao xe để bảo đảm.
Đưa căn cước cho người khác giữ có bị phạt không?
Có thể. Luật cấm cả hành vi cầm cố, cho mượn, cho thuê thẻ căn cước, không chỉ phía nhận. Mức xử phạt cụ thể theo nghị định xử phạt hiện hành, bạn nên đối chiếu khi cần.
Chụp căn cước người khác khi họ không biết có sao không?
Đó là thu thập dữ liệu cá nhân không có sự đồng ý. Người bị chụp có quyền yêu cầu xoá, và nếu bản chụp bị dùng vào việc gây thiệt hại, người chụp có thể phải chịu trách nhiệm dân sự, hành chính hoặc nặng hơn.
Công ty có được giữ bằng đại học bản chính của nhân viên không?
Không. Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Công ty có thể xem bản chính và lưu bản sao trong hồ sơ.
Đưa ảnh căn cước cho cửa hàng thì nên làm gì để an toàn hơn?
Chỉ gửi khi được giải thích rõ mục đích, ghi chữ đè lên ảnh nêu mục đích và ngày, tránh gửi qua nhóm chat đông người, và đề nghị xoá khi giao dịch kết thúc.