Bộ luật Lao động 2019 cho người sử dụng lao động quyền yêu cầu người lao động cung cấp trung thực thông tin về họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khoẻ và những vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng. Chữ "liên quan trực tiếp" chính là ranh giới: được hỏi những gì gắn với công việc, không được dò những gì thuộc đời tư, và không được dùng thông tin để phân biệt đối xử.
Bài này viết cho chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp nhỏ, gia đình cần thuê người giúp việc hay người trông trẻ, nơi không có phòng nhân sự chuyên nghiệp. Chuyện ứng viên nộp phiếu lý lịch tư pháp có một bài riêng trong trang; ở đây nói bức tranh rộng hơn: hỏi gì trong phỏng vấn, kiểm văn bằng thế nào, hỏi nơi làm cũ ra sao, mạng xã hội của ứng viên thì sao.
Thông tin nào được hỏi, thông tin nào nên tránh
Bảng dưới gom theo nguyên tắc "liên quan trực tiếp đến công việc". Một số thông tin có thể hỏi với vị trí này nhưng không hợp với vị trí khác.
| Nhóm thông tin | Được hỏi khi nào | Nên tránh |
|---|---|---|
| Nhân thân, nơi cư trú | Luôn được hỏi, để làm hợp đồng và đóng bảo hiểm | Hỏi quê quán của cha mẹ, gia cảnh không liên quan |
| Học vấn, văn bằng, chứng chỉ | Khi vị trí đòi hỏi trình độ hoặc chứng chỉ hành nghề | Đòi văn bằng không liên quan để loại người |
| Kinh nghiệm, nơi làm cũ | Luôn được hỏi; xác minh với nơi cũ khi ứng viên đồng ý | Tự gọi nơi cũ khi ứng viên chưa biết |
| Sức khoẻ | Giấy khám sức khoẻ phù hợp yêu cầu công việc | Đòi xét nghiệm HIV, hỏi bệnh sử không liên quan |
| Tình trạng hôn nhân, con cái, kế hoạch mang thai | Hầu như không có lý do chính đáng | Dùng làm tiêu chí loại người |
| Án tích | Khi luật chuyên ngành hoặc tính chất công việc đòi hỏi | Đòi với mọi vị trí theo thói quen |
Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm phân biệt đối xử trong lao động vì những lý do như giới tính, độ tuổi, dân tộc, tình trạng hôn nhân, tình trạng thai sản, khuyết tật, tình trạng nhiễm HIV. Hỏi những thông tin này không bị cấm tuyệt đối trong mọi bối cảnh, nhưng dùng chúng để từ chối người thì có thể bị coi là phân biệt đối xử.
Văn bằng, chứng chỉ: kiểm cho chắc mà không vượt quyền
Văn bằng giả và văn bằng mua là rủi ro có thật, nhất là với vị trí kế toán, kỹ thuật, y tế, giáo dục. Cách kiểm đầu tiên là xem bản chính khi phỏng vấn và đối chiếu với bản sao trong hồ sơ. Cách thứ hai là tra cứu nếu cơ sở đào tạo có công khai thông tin văn bằng đã cấp; nhiều trường đại học, cao đẳng có trang tra cứu riêng theo số hiệu văn bằng.
Khi không tra được, nhà tuyển dụng có thể đề nghị ứng viên tự liên hệ trường để xin xác nhận, hoặc đề nghị ứng viên đồng ý bằng văn bản cho phía công ty gửi văn bản hỏi trường. Đi đường thứ hai thì nên kèm bản sao văn bằng và văn bản đồng ý của ứng viên, vì cơ sở đào tạo cũng có nghĩa vụ giữ thông tin người học.
Với chứng chỉ hành nghề do cơ quan nhà nước cấp như chứng chỉ hành nghề y, dược, kế toán, kiểm toán, nhiều lĩnh vực có danh sách người được cấp công khai trên trang của cơ quan quản lý ngành. Đó là thông tin công khai theo luật chuyên ngành, nhà tuyển dụng tra được mà không cần xin phép. Phần còn lại, như điểm số chi tiết hay nhận xét của giảng viên, không thuộc thứ cần biết.
Hỏi nơi làm cũ, người giới thiệu: cách làm đúng
Hỏi ứng viên trước. Đề nghị ứng viên cho tên và cách liên hệ một hoặc hai người có thể xác nhận quá trình làm việc. Ứng viên đang đi làm thường không muốn chỗ hiện tại biết mình đang tìm việc; tôn trọng điều đó.
Chỉ hỏi về công việc. Thời gian làm, vị trí, mức độ hoàn thành nhiệm vụ, lý do nghỉ nếu người được hỏi sẵn lòng nói. Không hỏi về đời tư, gia đình, quan điểm của ứng viên.
Ghi lại ngắn gọn. Ghi người được hỏi, thời điểm, nội dung chính. Đây là tài liệu nội bộ, cần bảo quản như dữ liệu cá nhân của ứng viên.
Đừng tự tìm người quen để dò. Gọi cho một người quen ở công ty cũ của ứng viên để hỏi riêng là đi vòng sau lưng ứng viên, dễ nhận thông tin sai và có thể gây thiệt hại cho họ ở nơi đang làm.
Nhận được thông tin bất lợi thì cho ứng viên giải thích. Một nhận xét tiêu cực có thể đến từ mâu thuẫn cá nhân. Hỏi lại ứng viên trước khi quyết định là cách công bằng và giúp tránh tranh chấp.
Mạng xã hội của ứng viên: xem được gì
Nhiều nhà tuyển dụng có thói quen tìm tên ứng viên trên mạng xã hội. Những gì ứng viên tự để công khai thì xem được, nhưng nên tự hỏi: điều mình đang xem có liên quan đến khả năng làm việc không. Ảnh đi chơi, quan điểm về một bộ phim, tình trạng quan hệ tình cảm thường không liên quan, và dùng chúng để loại người dễ trượt sang phân biệt đối xử.
Không nên đề nghị ứng viên cung cấp mật khẩu, kết bạn bằng tài khoản ảo, hay nhờ người khác vào xem trang để ở chế độ riêng tư. Đó là vượt ra khỏi phạm vi thông tin ứng viên tự công khai, và về bản chất là thu thập dữ liệu cá nhân không có sự đồng ý.
Trường hợp ngược lại, ứng viên đăng công khai nội dung xúc phạm khách hàng của chính ngành mình, hay khoe đã mang dữ liệu của chỗ làm cũ đi, thì đó là thông tin liên quan trực tiếp đến độ tin cậy trong công việc. Ghi nhận và hỏi lại ứng viên là hợp lý.
Tuyển người giúp việc, người trông trẻ, người chăm sóc người già
Đây là trường hợp gia đình lo lắng nhất, vì người được tuyển sẽ ở trong nhà, gần trẻ nhỏ hoặc người già. Bộ luật Lao động có quy định riêng về lao động là người giúp việc gia đình. Một số việc nên làm:
- Gặp trực tiếp, xem căn cước bản chính, ghi thông tin nhân thân và nơi cư trú vào hợp đồng; hợp đồng với người giúp việc gia đình phải bằng văn bản.
- Hỏi kinh nghiệm cụ thể: đã chăm trẻ mấy tuổi, đã chăm người bệnh gì, từng làm cho bao nhiêu gia đình; đề nghị số liên lạc của gia đình cũ để hỏi khi ứng viên đồng ý.
- Nếu qua trung tâm, công ty cung ứng: kiểm thông tin đăng ký doanh nghiệp của nơi giới thiệu và hỏi rõ họ đã xác minh ứng viên những gì.
- Có thể đề nghị ứng viên tự xin phiếu lý lịch tư pháp số 1 khi công việc là chăm sóc trẻ nhỏ, và giải thích lý do; ứng viên có quyền từ chối, gia đình có quyền cân nhắc.
- Thoả thuận rõ phạm vi công việc, chỗ ở, giờ nghỉ; không giữ căn cước, bằng cấp bản chính của người giúp việc.
- Nếu lắp camera trong nhà, nói rõ với người giúp việc khu vực nào có camera; không lắp ở nơi riêng tư như phòng ngủ của họ, phòng tắm.
Phép thử đơn giản: nếu người giúp việc biết hết những gì gia đình đã làm để tìm hiểu mình, họ có thấy bị xúc phạm không. Nếu không, gia đình đang ở đúng giới hạn.
Một quy trình xác minh gọn cho cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ
Ví dụ giả định: một cửa hàng điện thoại ở Hải Phòng tuyển một thu ngân giữ tiền mặt cuối ngày. Quy trình xác minh tương xứng với rủi ro có thể như sau.
- Ghi rõ trong thông báo tuyển dụng những giấy tờ sẽ yêu cầu và lý do, để ứng viên biết trước và tự chọn có nộp hay không.
- Ở vòng phỏng vấn, xem căn cước bản chính và văn bằng liên quan; trả lại ngay sau khi đối chiếu.
- Hỏi ứng viên một người có thể xác nhận quá trình làm việc trước đây, gọi hỏi những câu về công việc và ghi ngắn gọn kết quả.
- Với ứng viên được chọn, đề nghị bổ sung giấy khám sức khoẻ và, nếu thấy cần với vị trí giữ tiền, đề nghị ứng viên tự xin phiếu lý lịch tư pháp; giải thích rõ lý do và để ứng viên quyết định.
- Ký hợp đồng lao động có điều khoản về trách nhiệm quản lý tiền, quy trình giao ca, kiểm quỹ; phần này bảo vệ cửa hàng tốt hơn bất cứ thông tin lý lịch nào.
- Lưu hồ sơ người trúng tuyển ở nơi có khoá; trả hoặc xoá hồ sơ người không trúng tuyển trong thời gian đã báo trước.
Điểm cần nhớ: xác minh giúp giảm rủi ro chọn nhầm người, còn quy trình làm việc chặt chẽ mới là thứ giảm rủi ro thất thoát. Đặt quá nhiều hy vọng vào việc tìm hiểu ứng viên trong khi buông lỏng kiểm quỹ là hướng sai.
Sau khi tuyển: thông tin ứng viên phải được giữ thế nào
Hồ sơ người trúng tuyển là dữ liệu cá nhân người lao động. Chỉ người có trách nhiệm mới được xem; lưu ở nơi có khoá; không đưa ra ngoài trừ khi luật yêu cầu như đóng bảo hiểm, báo cáo thuế.
Hồ sơ người không trúng tuyển nên được trả hoặc xoá. Giữ lại để dùng cho lần tuyển sau thì phải được ứng viên đồng ý. Nhiều doanh nghiệp nhỏ quên khâu này, tích lại hàng trăm bộ hồ sơ trong máy tính hay ngăn kéo.
Không chia sẻ thông tin ứng viên với doanh nghiệp khác. Gửi hồ sơ một ứng viên bị loại cho bạn bè đang tuyển, hay đưa vào nhóm "danh sách đen" của ngành, là chuyển dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba không có sự đồng ý.
Ghi nhận xét đúng mực. Ghi chú phỏng vấn nên nói về kỹ năng, kinh nghiệm, không ghi nhận xét về ngoại hình, hoàn cảnh gia đình. Đó là tài liệu có thể bị ứng viên yêu cầu xem lại khi tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Nhà tuyển dụng có được hỏi ứng viên đã có gia đình chưa không?
Câu hỏi này không có lý do chính đáng với phần lớn công việc. Dùng tình trạng hôn nhân để loại ứng viên có thể bị coi là phân biệt đối xử theo Bộ luật Lao động 2019, nên tốt nhất không hỏi.
Có được gọi cho công ty cũ của ứng viên mà không báo trước không?
Không nên. Hỏi ứng viên trước và chỉ liên hệ người họ đồng ý cho liên hệ. Tự gọi có thể gây hại cho ứng viên đang làm ở đó và thông tin nhận được cũng khó kiểm chứng.
Có được yêu cầu ứng viên xét nghiệm HIV không?
Pháp luật về phòng, chống HIV/AIDS không cho người sử dụng lao động yêu cầu xét nghiệm HIV khi tuyển dụng, trừ một số nghề do Chính phủ quy định. Giấy khám sức khoẻ thông thường là đủ cho phần lớn công việc.
Gia đình thuê người giúp việc có được kiểm tra lý lịch không?
Gia đình có thể đề nghị người giúp việc tự xin và đưa phiếu lý lịch tư pháp, nhất là khi chăm trẻ nhỏ, kèm giải thích lý do. Gia đình không tự xin phiếu của người khác được và không nên nhờ người quen tra.
Ứng viên khai gian bằng cấp thì xử lý thế nào?
Bộ luật Lao động 2019 cho người sử dụng lao động quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi người lao động cung cấp không trung thực thông tin làm ảnh hưởng tới việc tuyển dụng. Nên lưu lại bằng chứng và cho người lao động giải trình trước.