Luật Tiếp cận thông tin lấy công khai làm mặc định và liệt kê hai nhóm ngoại lệ: thông tin công dân không được tiếp cận, và thông tin chỉ được tiếp cận khi đủ điều kiện. Nhóm thứ nhất gồm bí mật nhà nước, thông tin mà việc tiếp cận gây nguy hại tới lợi ích nhà nước, an ninh, trật tự, sức khoẻ cộng đồng hoặc tính mạng, tài sản của người khác, thông tin bí mật công tác, nội dung họp nội bộ và tài liệu cơ quan soạn cho công việc nội bộ. Nhóm thứ hai gồm bí mật kinh doanh, bí mật đời tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình: mở ra khi người có quyền đồng ý.
Hiểu ranh giới giúp bạn hai việc: không mất thời gian xin thứ chắc chắn bị đóng, và nhận ra khi cơ quan viện dẫn ngoại lệ một cách quá rộng. Bài đi từng nhóm, kèm cách viết yêu cầu để vẫn lấy được phần thông tin hợp pháp nằm cạnh phần bị giới hạn.
Nhóm không được tiếp cận: đọc cho đúng phạm vi
Bí mật nhà nước. Do pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước điều chỉnh, có quy trình xác định độ mật và giải mật riêng. Tài liệu đã được giải mật thì trở lại diện tiếp cận được. Người dân thường không gặp nhóm này trong việc hằng ngày như đất đai, xây dựng, ngân sách xã. Khi gặp, đừng tìm cách tiếp cận bằng đường không chính thức: việc làm lộ, thu thập trái phép bí mật nhà nước có thể dẫn tới trách nhiệm hình sự.
Thông tin gây nguy hại. Luật nêu các lợi ích cần bảo vệ: lợi ích nhà nước, quốc phòng, an ninh quốc gia, quan hệ quốc tế, trật tự an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khoẻ cộng đồng, tính mạng và tài sản của người khác. Đây là nhóm có tính đánh giá; cơ quan viện dẫn thì nên nêu lý do cụ thể chứ không chỉ chép lại câu luật.
Bí mật công tác. Thông tin chưa được phép công bố trong quá trình cơ quan làm việc, ví dụ phương án đang trình chưa được duyệt. Khi phương án đã được quyết định và ban hành, quyết định đó không còn là bí mật công tác.
Họp nội bộ và tài liệu soạn cho việc nội bộ. Biên bản họp nội bộ, dự thảo trao đổi giữa các phòng, ghi chú làm việc. Ranh giới hay bị kéo rộng nhất nằm ở đây: một kết luận cuộc họp có giá trị áp dụng ra bên ngoài, hay một văn bản đã ban hành, không còn là tài liệu nội bộ chỉ vì có liên quan tới một cuộc họp.
Nhóm tiếp cận có điều kiện: ai phải đồng ý
Với nhóm này, luật không cấm mà đặt điều kiện. Điều kiện phổ biến nhất là sự đồng ý của người có quyền với thông tin:
| Loại thông tin | Ai đồng ý thì được tiếp cận | Ví dụ thường gặp |
|---|---|---|
| Bí mật kinh doanh | Chủ sở hữu bí mật kinh doanh | Hồ sơ dự thầu, phương án công nghệ doanh nghiệp nộp cho cơ quan |
| Đời sống riêng tư, bí mật cá nhân | Chính người đó | Thông tin sức khoẻ, thu nhập, hồ sơ cá nhân của một người trong hồ sơ cơ quan |
| Bí mật gia đình | Các thành viên gia đình | Hồ sơ phân chia tài sản trong gia đình nộp kèm một thủ tục |
| Thông tin về chính bạn | Bạn là người có quyền | Hồ sơ cá nhân bạn từng nộp, quyết định liên quan trực tiếp đến bạn |
Luật còn cho phép người đứng đầu cơ quan quyết định cung cấp thông tin thuộc nhóm có điều kiện mà không cần đồng ý, trong trường hợp cần thiết vì lợi ích công cộng, sức khoẻ cộng đồng theo luật liên quan. Đây là quyết định của cơ quan, người yêu cầu không đòi được như một quyền mặc nhiên; bạn có thể trình bày lý do lợi ích công cộng trong phiếu để cơ quan cân nhắc.
Xin thông tin có điều kiện cho đúng cách
Khi biết tài liệu dính tới bí mật kinh doanh hay đời tư của người khác, chuẩn bị trước sẽ đỡ một vòng bị từ chối:
- Xác định chính xác ai là người có quyền đồng ý: doanh nghiệp nào, cá nhân nào, các thành viên gia đình nào.
- Đề nghị họ ký văn bản đồng ý, ghi rõ: đồng ý cho ai, tiếp cận tài liệu gì, ở cơ quan nào, dùng vào mục đích gì.
- Đính kèm văn bản đồng ý vào phiếu yêu cầu; nêu rõ trong phiếu rằng thông tin thuộc nhóm có điều kiện và điều kiện đã được đáp ứng.
- Nếu người có quyền không đồng ý, rút phần đó khỏi phiếu và chỉ xin phần không bị giới hạn.
- Nếu tin rằng có lý do lợi ích công cộng, trình bày ngắn gọn, cụ thể (ví dụ nguy cơ với nguồn nước sinh hoạt của khu dân cư) và để cơ quan quyết định.
Không nên tìm cách lấy thông tin có điều kiện qua đường khác, như nhờ người quen trong cơ quan, chụp lén hồ sơ khi được cho xem phần khác. Những cách đó vừa trái luật, vừa làm thông tin mất giá trị khi bạn cần dùng làm căn cứ.
Tài liệu lẫn lộn: xin phần còn lại
Hiếm khi một hồ sơ chỉ có toàn thông tin bị giới hạn. Một quyết định cho thuê đất có thể kèm báo cáo tài chính của doanh nghiệp; một danh sách hỗ trợ có thể kèm thông tin thu nhập từng hộ. Phần quyết định, tiêu chí, kết quả chung thường không bị giới hạn; phần số liệu riêng của doanh nghiệp, của từng người mới thuộc diện có điều kiện.
Trong phiếu, bạn có thể viết thẳng: "trường hợp tài liệu có phần thông tin thuộc diện không được tiếp cận hoặc tiếp cận có điều kiện, đề nghị cung cấp phần còn lại". Câu này cho cơ quan một phương án dễ làm hơn là từ chối toàn bộ, và buộc văn bản trả lời phải phân định rõ phần nào bị giới hạn, vì lý do gì.
Với danh sách có thông tin cá nhân, như danh sách hộ được hỗ trợ, pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân càng làm cơ quan thận trọng hơn. Kết quả thường gặp là được cung cấp danh sách đã lược bớt, chỉ giữ thông tin cần cho mục đích công khai.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân và thông tin trong hồ sơ cơ quan
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 làm rõ thêm nguyên tắc vốn có trong Luật Tiếp cận thông tin: dữ liệu về một người chỉ được xử lý, trong đó có việc cung cấp cho người khác, khi có căn cứ hợp pháp như sự đồng ý của người đó hoặc một quy định luật cụ thể. Hồ sơ cơ quan nhà nước chứa rất nhiều dữ liệu cá nhân: số định danh, địa chỉ, tình trạng sức khoẻ, hoàn cảnh gia đình.
Hệ quả thực tế là cơ quan sẽ thận trọng hơn với mọi yêu cầu có dính tên người khác, kể cả khi bạn có lý do chính đáng. Cách làm việc hiệu quả là tách nhu cầu của mình: bạn cần biết tiêu chí, kết quả chung, hay cần biết thông tin về một người cụ thể? Phần đầu thường được cung cấp; phần sau cần sự đồng ý của người đó hoặc một thủ tục khác có căn cứ, như yêu cầu của toà án trong vụ việc bạn là đương sự.
Chiều ngược lại cũng đáng nhớ: dữ liệu của bạn trong hồ sơ cơ quan được bảo vệ y như vậy. Nếu biết có người xin thông tin về mình, bạn có quyền hỏi cơ quan đã cung cấp gì, cho ai, trên căn cứ nào, theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Khi cơ quan viện dẫn ngoại lệ quá rộng
Không phải mọi lời từ chối kèm chữ "nội bộ" hay "bí mật" đều đúng. Một vài dấu hiệu đáng hỏi lại:
- Tài liệu xin là văn bản đã ban hành, có số, có ngày, đang áp dụng với người dân, nhưng bị gọi là tài liệu nội bộ.
- Thông tin thuộc danh mục phải công khai của chính cơ quan đó, nhưng bị từ chối với lý do bí mật công tác.
- Văn bản từ chối chỉ chép lại tên nhóm ngoại lệ mà không nói tài liệu cụ thể nào thuộc nhóm nào.
- Bạn xin thông tin về chính mình, hoặc đã có văn bản đồng ý của người có quyền, nhưng vẫn bị từ chối vì lý do đời tư.
- Toàn bộ hồ sơ bị từ chối trong khi chỉ một phần nhỏ dính ngoại lệ.
Gặp các dấu hiệu này, bước hợp lý là gửi văn bản đề nghị cơ quan xem xét lại, nêu cụ thể điểm bạn cho là chưa đúng. Nếu vẫn không được, bạn có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện; trình tự viết ở bài về cơ quan im lặng hoặc từ chối trong chuyên mục này.
Ví dụ giả định: hồ sơ dự thầu của một gói thầu sửa trường
Ví dụ giả định: một nhóm phụ huynh ở tỉnh Quảng Ngãi muốn biết vì sao gói thầu sửa chữa trường học của xã được giao cho một nhà thầu có giá cao hơn nhà thầu khác. Họ gửi phiếu xin toàn bộ hồ sơ dự thầu của các nhà thầu.
Cơ quan trả lời: kết quả lựa chọn nhà thầu đã được đăng theo pháp luật về đấu thầu và được cung cấp; hồ sơ dự thầu chứa phương án kỹ thuật, giá chi tiết là bí mật kinh doanh của nhà thầu, chỉ cung cấp khi nhà thầu đồng ý. Đây là cách áp dụng có lý, vì cơ quan đã tách phần được cung cấp ra khỏi phần có điều kiện, và nói rõ điều kiện cần đáp ứng nếu nhóm phụ huynh vẫn muốn xem phần còn lại.
Nhóm phụ huynh chuyển sang đọc kỹ quyết định phê duyệt kết quả và các tiêu chí đánh giá đã công khai. Nếu vẫn thấy dấu hiệu bất thường, đường đúng là kiến nghị hoặc phản ánh theo pháp luật về đấu thầu, không phải cố lấy hồ sơ của nhà thầu.
Câu hỏi thường gặp
Thông tin không được tiếp cận có bao giờ trở thành được tiếp cận không?
Có. Bí mật nhà nước có thể được giải mật theo quy trình của pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước; bí mật công tác hết là bí mật khi văn bản được ban hành. Khi đó bạn có thể gửi yêu cầu lại, nêu rõ tình trạng mới của tài liệu.
Văn bản đồng ý của người có quyền cần công chứng không?
Luật không đặt yêu cầu chung là phải công chứng. Văn bản cần thể hiện rõ ai đồng ý, đồng ý cho ai, tài liệu gì và mục đích; có chữ ký của người đồng ý. Cơ quan có thể đề nghị xác minh nếu nghi ngờ, nên kèm bản chụp giấy tờ tuỳ thân của người đồng ý sẽ thuận lợi hơn.
Xin thông tin về chính mình trong hồ sơ cơ quan có bị coi là đời tư không?
Không theo nghĩa bị giới hạn với bạn. Giới hạn đời tư nhằm bảo vệ người được nói tới trong thông tin; khi bạn chính là người đó, bạn có quyền tiếp cận. Nếu hồ sơ của bạn có lẫn thông tin của người khác, phần của họ vẫn có thể bị che.
Cơ quan nói tài liệu là "mật" thì có phải chứng minh không?
Văn bản từ chối phải nêu lý do. Với tài liệu thuộc bí mật nhà nước, cơ quan không phải đưa nội dung cho bạn xem để chứng minh, nhưng nên cho biết căn cứ phân loại. Nếu thấy việc phân loại không hợp lý, bạn có thể khiếu nại quyết định từ chối.
Thông tin về sức khoẻ cộng đồng như ô nhiễm nguồn nước có xin được không?
Thông tin về môi trường, sức khoẻ cộng đồng nhiều phần thuộc diện phải công khai theo pháp luật môi trường và pháp luật liên quan. Nếu phần bạn cần dính bí mật kinh doanh của doanh nghiệp gây ô nhiễm, luật cho phép người đứng đầu cơ quan quyết định cung cấp vì lợi ích công cộng.
Có được xin thông tin về một cán bộ, công chức cụ thể không?
Thông tin về chức vụ, nhiệm vụ được giao, kết quả tuyển dụng thuộc nhóm công khai. Hồ sơ cá nhân, kê khai tài sản, đánh giá nội bộ của người đó đi theo chế độ riêng hoặc thuộc đời tư, không mở cho bất kỳ ai yêu cầu. Kê khai tài sản chỉ công khai trong phạm vi pháp luật phòng chống tham nhũng quy định.