Trong đa số trường hợp, doanh nghiệp không cần và không nên đòi phiếu lý lịch tư pháp số 2 của ứng viên. Phiếu số 1, vốn được luật thiết kế cho nhu cầu quản lý nhân sự, đã cho biết người đó có án tích chưa được xoá hay không. Đòi phiếu số 2 là đòi xem cả những án tích đã xoá, tức những điều luật đã coi như chưa từng bị kết án.
Thực tế nhiều nơi vẫn ghi "nộp phiếu lý lịch tư pháp số 2" trong thông báo tuyển dụng, có khi vì chép mẫu, có khi vì nghĩ "số 2 đầy đủ hơn nên an toàn hơn". Bài này nhìn từ cả hai phía: người lao động nên hiểu và ứng xử ra sao khi bị đòi phiếu số 2, và doanh nghiệp nên yêu cầu gì, lưu giữ thế nào để vừa đủ thông tin vừa không tự tạo rủi ro về dữ liệu cá nhân.
Phiếu số 2 được thiết kế cho ai
Luật Lý lịch tư pháp chia hai loại phiếu theo người được nhận. Phiếu số 2 dành cho cơ quan tiến hành tố tụng và cho chính cá nhân muốn biết lý lịch tư pháp của mình. Phiếu số 1 dành cho cá nhân và cho các cơ quan, tổ chức cần thông tin để quản lý nhân sự, đăng ký kinh doanh, thành lập và quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
Như vậy, nhu cầu tuyển dụng nằm đúng vào phạm vi của phiếu số 1. Phiếu số 2 cho cá nhân tồn tại chủ yếu để người đó kiểm tra dữ liệu về mình, và để đáp ứng một số hồ sơ ở nước ngoài, nơi cơ quan nước sở tại yêu cầu bản ghi đầy đủ.
Luật không có điều khoản viết thẳng rằng "doanh nghiệp bị cấm yêu cầu phiếu số 2". Nhưng khi nhìn cùng với quy định người được xoá án tích coi như chưa bị kết án, với nguyên tắc thu thập dữ liệu cá nhân ở mức tối thiểu cần thiết cho mục đích, và với quy định Bộ luật Lao động 2019 chỉ cho người sử dụng lao động yêu cầu thông tin liên quan trực tiếp tới việc giao kết hợp đồng, việc đòi phiếu số 2 cho một vị trí thông thường là khó biện minh.
So sánh nhanh: doanh nghiệp nhận được gì từ mỗi loại phiếu
Bảng dưới giúp bộ phận nhân sự thấy phiếu số 1 đã đủ cho câu hỏi tuyển dụng, còn phần "thêm" của phiếu số 2 chính là phần luật muốn che lại.
| Nội dung | Phiếu số 1 | Phiếu số 2 | Ý nghĩa với tuyển dụng |
|---|---|---|---|
| Án tích chưa được xoá | Có | Có | Thông tin cần cho đánh giá rủi ro vị trí |
| Án tích đã được xoá | Không | Có | Người được xoá án tích coi như chưa bị kết án |
| Tình trạng thi hành án | Có, với án chưa xoá | Có | Cho biết người đó còn nghĩa vụ hay không |
| Cấm đảm nhiệm chức vụ do phá sản | Khi có yêu cầu | Có | Quan trọng nếu tuyển vị trí quản lý doanh nghiệp |
| Ai nộp | Ứng viên tự xin | Chỉ ứng viên tự xin, không uỷ quyền | Doanh nghiệp không tự xin thay |
Nếu vị trí tuyển là giám đốc, thành viên hội đồng quản trị hay người đại diện pháp luật, doanh nghiệp có thể đề nghị ứng viên xin phiếu số 1 có kèm thông tin về việc cấm đảm nhiệm chức vụ. Đó là cách đúng để biết điều mình cần mà không đòi phiếu số 2.
Người lao động: ứng xử thế nào khi bị đòi phiếu số 2
Hỏi lại mục đích, nhẹ nhàng và bằng văn bản. Một tin nhắn ngắn hỏi phòng nhân sự cần phiếu số 2 để làm gì thường đủ để làm rõ. Nhiều nơi chỉ chép mẫu cũ và đồng ý ngay khi được hỏi lại.
Đề nghị nộp phiếu số 1 thay thế. Giải thích rằng phiếu số 1 là loại luật dành cho mục đích quản lý nhân sự. Nếu vị trí liên quan quản lý doanh nghiệp, có thể đề nghị xin phiếu số 1 kèm thông tin cấm đảm nhiệm chức vụ.
Nếu vẫn nộp, kiểm soát bản đưa đi. Nộp bản sao thay vì bản chính khi được, ghi chú mục đích sử dụng trên bản sao nếu nơi nhận chấp nhận, và hỏi rõ họ sẽ lưu ở đâu, bao lâu, ai được xem.
Người đã được xoá án tích. Luật coi bạn như chưa bị kết án. Bạn không có nghĩa vụ phải tự khai án tích đã xoá khi được hỏi chung chung "có án tích không". Nếu tờ khai hỏi cụ thể hơn, hãy đọc kỹ phạm vi câu hỏi và cân nhắc hỏi luật sư trước khi trả lời.
Khi bị từ chối vì án đã xoá. Hãy ghi nhận lại sự việc. Tuỳ hoàn cảnh, đây có thể là vấn đề về đối xử không công bằng và về xử lý dữ liệu cá nhân vượt mục đích. Có tranh chấp thật thì nên tìm tư vấn pháp lý trước khi khiếu nại.
Doanh nghiệp: những vị trí có lý do chính đáng để hỏi kỹ hơn
Có những công việc mà quá khứ hình sự liên quan trực tiếp tới rủi ro. Ngay cả khi đó, cách làm đúng vẫn là xác định rõ mục đích và chỉ thu đủ thông tin cần.
- Vị trí mà pháp luật chuyên ngành có điều kiện riêng về lý lịch, ví dụ một số nghề phải có chứng chỉ hành nghề, người quản lý một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện về an ninh trật tự. Khi đó hãy làm theo đúng loại giấy tờ văn bản chuyên ngành yêu cầu.
- Người đại diện theo pháp luật, người quản lý doanh nghiệp: cần biết có bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp hay không.
- Vị trí giữ tiền, giữ tài sản lớn: hợp lý khi hỏi án tích chưa được xoá liên quan tới tài sản; phiếu số 1 trả lời được.
- Vị trí làm việc trực tiếp với trẻ em, người cao tuổi, người yếu thế: nên kết hợp phiếu số 1 với kiểm tra tham chiếu, thử việc có giám sát.
- Vị trí lái xe, vận hành máy: liên quan nhiều tới giấy phép và lịch sử vi phạm giao thông, thứ không nằm trên phiếu lý lịch tư pháp.
Với các vị trí văn phòng thông thường, việc yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp chỉ nên là một bước tối thiểu, không phải tấm lọc chính. Kiểm tra tham chiếu và thử việc nói nhiều hơn về người đó.
Nhận phiếu rồi: quy trình lưu giữ gọn và an toàn cho doanh nghiệp nhỏ
Phiếu lý lịch tư pháp là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Doanh nghiệp nhỏ không cần hệ thống phức tạp, chỉ cần vài quy tắc nhất quán.
- Ghi trong thông báo tuyển dụng hoặc khi trao đổi: loại phiếu cần (số 1), vì sao cần, và nộp vào giai đoạn nào. Tốt nhất chỉ yêu cầu khi đã chọn người, không đòi từ vòng nộp hồ sơ.
- Chỉ một hoặc hai người được giao xem và lưu phiếu; không chuyển qua nhóm chat chung, không chụp màn hình gửi lan.
- Lưu bản giấy trong tủ có khoá, bản số trong thư mục giới hạn quyền truy cập; ghi lại ngày nhận.
- Với ứng viên không trúng tuyển, trả lại hoặc huỷ phiếu sau khi kết thúc đợt tuyển, và thông báo cho họ biết.
- Với người được nhận, lưu trong hồ sơ nhân sự trong thời gian thật sự cần cho mục đích đã nêu, rồi xem xét huỷ theo quy chế nội bộ.
- Không dùng phiếu cho mục đích khác như đánh giá thăng chức sau này, trừ khi có căn cứ và người lao động được thông báo.
Doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động theo Bộ luật Lao động. Với phiếu lý lịch tư pháp, cách an toàn tương tự là nhận bản sao hoặc bản chính dùng một lần cho hồ sơ, không giữ làm "tin" với người lao động.
Ví dụ giả định: một chuỗi cửa hàng tuyển thu ngân
Ví dụ giả định: một chuỗi cửa hàng tiện lợi ở Thành phố Hồ Chí Minh đăng tin tuyển thu ngân, yêu cầu ứng viên nộp kèm hồ sơ "phiếu lý lịch tư pháp số 2". Một ứng viên từng bị kết án về tội trộm cắp tài sản khi mới ngoài hai mươi tuổi, đã chấp hành xong và đã được xoá án tích nhiều năm. Nếu nộp phiếu số 2, bản án cũ hiện ra; nếu nộp phiếu số 1, phiếu ghi không có án tích.
Từ phía doanh nghiệp, câu hỏi thật sự là: người này hiện có rủi ro đáng kể với tiền mặt không. Luật đã trả lời một phần bằng chế định xoá án tích: sau thời gian luật định không tái phạm, người đó được coi như chưa bị kết án. Phiếu số 1 phản ánh đúng đánh giá đó. Nếu doanh nghiệp vẫn muốn quản trị rủi ro, công cụ hợp lý hơn là quy trình kiểm quỹ, camera tại quầy, phân quyền thu chi và giai đoạn thử việc, áp dụng cho mọi nhân viên chứ không riêng ai.
Từ phía ứng viên, việc bị loại vì một án tích đã xoá không chỉ là thiệt thòi cá nhân. Nó khiến những người đã hoàn lương ngại xin việc chính thức, đẩy họ về các công việc không hợp đồng. Một quy trình tuyển dụng đòi đúng phiếu số 1 là cách doanh nghiệp vừa bảo vệ mình vừa không đi ngược tinh thần của luật.
Viết lại thông báo tuyển dụng cho đúng
Thay vì ghi "phiếu lý lịch tư pháp số 2", doanh nghiệp có thể viết: "Ứng viên trúng tuyển nộp phiếu lý lịch tư pháp số 1 cấp gần thời điểm nhận việc". Với vị trí quản lý, có thể thêm: "kèm thông tin về việc không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp". Câu chữ rõ giúp ứng viên xin đúng loại ngay từ đầu, tránh việc phải xin lại.
Nếu doanh nghiệp đang tuyển cho một đối tác nước ngoài, hoặc hồ sơ phải nộp ra nước ngoài, hãy nói rõ yêu cầu đó đến từ đâu. Ứng viên sẽ hiểu và chủ động hơn, thay vì cảm thấy bị soi mói.
Khi thay đổi mẫu, nhớ rà các mẫu cũ nằm trong quy chế tuyển dụng, trong biểu mẫu tải về, trong tin nhắn soạn sẵn của nhân viên tuyển dụng. Chỉ cần một chỗ còn ghi "số 2" là ứng viên lại bị đòi sai.
Câu hỏi thường gặp
Công ty tư nhân có quyền yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp không?
Doanh nghiệp được đề nghị ứng viên tự xin và nộp phiếu khi có lý do liên quan tới công việc. Loại phù hợp với mục đích quản lý nhân sự là phiếu số 1. Doanh nghiệp không tự xin phiếu thay ứng viên được.
Từ chối nộp phiếu số 2 có bị coi là vi phạm không?
Không. Người lao động không có nghĩa vụ pháp lý phải nộp phiếu số 2 cho doanh nghiệp. Bạn có thể đề nghị nộp phiếu số 1 thay thế và giải thích lý do. Việc doanh nghiệp có tuyển hay không là quyết định của họ, nhưng hãy giữ lại trao đổi bằng văn bản.
Án tích đã xoá thì có phải khai khi đi xin việc không?
Người được xoá án tích coi như chưa bị kết án. Với câu hỏi chung về án tích, bạn không có nghĩa vụ tự khai án tích đã xoá. Nếu tờ khai hỏi phạm vi rộng hơn, hãy đọc kỹ câu hỏi và hỏi luật sư khi hồ sơ quan trọng.
Doanh nghiệp được giữ phiếu lý lịch tư pháp của nhân viên bao lâu?
Không có một mốc chung cho mọi doanh nghiệp. Nguyên tắc là chỉ giữ trong thời gian cần cho mục đích đã thông báo, hạn chế người được xem, và huỷ khi không còn cần. Ứng viên không trúng tuyển nên được trả lại hoặc huỷ phiếu sau đợt tuyển.
Phiếu số 1 có cho doanh nghiệp biết ứng viên đang bị điều tra không?
Không. Phiếu lý lịch tư pháp chỉ ghi án tích từ bản án có hiệu lực, tình trạng thi hành án và việc cấm đảm nhiệm chức vụ do phá sản. Người đang bị điều tra, truy tố mà chưa bị kết án thì phiếu không ghi.