Chủ nhà trọ không có quyền tự tra dữ liệu dân cư hay dữ liệu cư trú của người thuê. Những gì chủ nhà được biết là thông tin người thuê tự cung cấp khi ký hợp đồng và thông tin trong hồ sơ đăng ký tạm trú mà chủ nhà phải đồng ý. Chủ hộ thì thấy danh sách thành viên trong hộ và quan hệ với mình, vì đó là thông tin của chính hộ cư trú.
Ranh giới này bảo vệ cả hai phía: người thuê không bị soi đời tư quá mức, chủ nhà không phải gánh trách nhiệm giữ những dữ liệu mình không cần. Bài tách ba vai hay bị gộp làm một là chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở và chủ cơ sở lưu trú, rồi chỉ rõ mỗi vai được xem gì, không được làm gì.
Ba vai khác nhau: chủ hộ, chủ nhà, chủ cơ sở lưu trú
Ngoài đời một người có thể đảm nhận cả ba vai cùng lúc, như chủ nhà vừa đứng tên chủ hộ vừa cho thuê phòng. Nhưng về pháp lý, mỗi vai có phạm vi thông tin riêng.
| Vai | Là ai | Được biết gì về người ở cùng |
|---|---|---|
| Chủ hộ | Người được các thành viên trong hộ cư trú thống nhất cử làm chủ hộ, hoặc người đứng ra đăng ký đầu tiên | Danh sách thành viên hộ và quan hệ với chủ hộ, những gì hiển thị trong mục thông tin hộ |
| Chủ sở hữu, người quản lý chỗ ở hợp pháp | Người có quyền với căn nhà cho thuê, cho ở nhờ, cho mượn | Thông tin trên hồ sơ đăng ký tạm trú, thường trú mà mình được hỏi ý kiến đồng ý; thông tin người thuê tự đưa khi ký hợp đồng |
| Chủ cơ sở lưu trú (nhà nghỉ, homestay, khách sạn) | Người kinh doanh dịch vụ lưu trú ngắn ngày | Giấy tờ tuỳ thân khách xuất trình để thông báo lưu trú với công an |
| Không ai trong ba vai trên | Không có tư cách cơ quan nhà nước | Không được tự tra cứu dữ liệu dân cư, lịch sử cư trú, quan hệ gia đình của người khác |
Lưu ý: một người thuê nhà riêng nguyên căn có thể tự lập hộ cư trú tại đó và tự làm chủ hộ, khi ấy chủ nhà không phải chủ hộ và không thấy thông tin hộ của người thuê.
Chủ nhà trọ thấy gì khi đồng ý cho đăng ký tạm trú
Khi người thuê đăng ký tạm trú tại chỗ ở thuê, luật yêu cầu có ý kiến đồng ý của chủ hộ hoặc chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp, trừ một số trường hợp đặc biệt. Ý kiến đồng ý có thể thể hiện trên tờ khai thay đổi thông tin cư trú hoặc qua xác nhận điện tử khi người thuê nộp trực tuyến. Để đồng ý, chủ nhà nhìn thấy những gì người thuê khai: họ tên, số định danh, nơi thường trú hoặc nơi cư trú trước đó, thời hạn tạm trú đề nghị.
Như vậy, phạm vi thông tin chủ nhà được biết chính là phạm vi của tờ khai, không hơn. Chủ nhà không được nhận "kèm" thông tin quan hệ gia đình, lịch sử chuyển chỗ ở hay các dữ liệu khác của người thuê từ hệ thống.
Trường hợp chủ nhà làm thủ tục thay cho người thuê theo uỷ quyền, chủ nhà tiếp xúc nhiều thông tin hơn, như ảnh giấy tờ, số điện thoại. Những thông tin này được giao cho mục đích làm thủ tục, xong việc thì không được dùng sang việc khác, chẳng hạn đem số điện thoại người thuê cho bên môi giới. Các bước làm hộ cụ thể nằm ở nhóm bài về trình tự thủ tục.
Chủ hộ thấy gì về các thành viên trong hộ
Hộ cư trú gồm những người cùng đăng ký thường trú hoặc tạm trú tại một chỗ ở, có hoặc không có quan hệ gia đình. Trong ứng dụng định danh, chủ hộ và các thành viên thường thấy danh sách thành viên hộ và quan hệ của từng người với chủ hộ. Đây là thông tin của chính hộ, vì vậy mỗi thành viên đều có lợi ích chính đáng khi biết.
Chủ hộ không vì vậy mà được xem toàn bộ dữ liệu dân cư của từng thành viên. Ngày sinh, nơi đăng ký khai sinh, quan hệ gia đình ngoài hộ, thông tin của người đã chuyển đi nơi khác, tất cả nằm ngoài phạm vi chủ hộ. Người con đã trưởng thành, sống chung với cha mẹ nhưng có cuộc sống riêng, cũng có quyền riêng tư với dữ liệu của mình như bất kỳ ai.
Một điểm hay bị hiểu sai là tưởng chủ hộ "quyết định" được việc thành viên ở hay đi. Chủ hộ có vai trò trong một số thủ tục như đồng ý cho nhập hộ, tách hộ theo điều kiện luật định. Nhưng tên trong danh sách hộ không phải tài sản của chủ hộ, và chủ hộ không có quyền tự xoá đăng ký thường trú của thành viên ngoài các trường hợp luật quy định.
Những việc chủ nhà không có quyền làm
Phần lớn tranh cãi giữa chủ nhà và người thuê về thông tin cá nhân xuất phát từ việc chủ nhà làm quá phạm vi cần thiết, thường không phải vì ác ý mà vì thói quen. Các việc sau không có căn cứ:
- Giữ bản gốc thẻ căn cước, hộ chiếu của người thuê làm "đảm bảo" thanh toán tiền phòng.
- Nhờ người quen trong cơ quan tra dữ liệu dân cư, lịch sử cư trú, quê quán của người thuê.
- Đăng ảnh giấy tờ, thông tin cá nhân người thuê lên nhóm mạng xã hội để "cảnh báo" khi có tranh chấp tiền nhà.
- Tự ý dùng tài khoản định danh của người thuê để làm thủ tục khi người thuê không biết.
- Thu thập thông tin người thân, nơi làm việc, bạn bè của người thuê ngoài những gì cần cho hợp đồng.
Chủ nhà muốn tự bảo vệ có những cách đúng hơn: hợp đồng rõ ràng, tiền đặt cọc thoả thuận, biên bản bàn giao có ảnh tình trạng phòng, và đăng ký tạm trú đầy đủ để người ở trong nhà mình được ghi nhận đúng.
Người thuê nên đưa gì, giữ gì
Đưa vừa đủ cho hợp đồng. Họ tên, số định danh, số điện thoại liên lạc và bản chụp thẻ căn cước cho mục đích ký hợp đồng là hợp lý. Có thể ghi chú trên bản chụp "chỉ dùng cho hợp đồng thuê nhà ngày…" để giảm rủi ro bị dùng sang việc khác.
Tự làm đăng ký tạm trú khi có thể. Người thuê tự nộp trực tuyến và chủ nhà xác nhận đồng ý là cách giữ thông tin trong tay mình nhất. Nhờ chủ nhà làm hộ thì nên uỷ quyền rõ việc.
Giữ bản gốc giấy tờ tuỳ thân. Từ chối lịch sự yêu cầu giữ bản gốc, đề xuất cách khác như đặt cọc thêm.
Đọc kỹ điều khoản về thông tin cá nhân trong hợp đồng. Một số mẫu hợp đồng thuê có câu cho phép chủ nhà dùng thông tin người thuê "cho mọi mục đích quản lý". Đề nghị sửa thành mục đích cụ thể: liên lạc, đăng ký cư trú, giải quyết tranh chấp hợp đồng, và thời hạn giữ sau khi hết thuê.
Khi dọn đi, xử lý dữ liệu cư trú. Thoả thuận với chủ nhà về việc xoá đăng ký tạm trú, đăng ký ở nơi mới đúng hạn, để danh sách hộ ở chỗ cũ không còn tên mình.
Người ở nhờ, người giúp việc, người thân từ quê lên
Không phải ai ở cùng nhà cũng là người thuê. Người giúp việc ở lại nhà chủ, họ hàng từ quê lên ở nhờ đi học, bạn bè ở tạm vài tuần đều là những tình huống mà chủ nhà vô tình nắm giữ thông tin của người khác. Nguyên tắc vẫn vậy: bạn chỉ cần và chỉ nên giữ những gì cần cho việc đăng ký cư trú hoặc thông báo lưu trú theo đúng thời gian người đó ở.
Người ở dưới ba mươi ngày thường chỉ cần thông báo lưu trú với công an cấp xã; ở lâu hơn và có ý định ở ổn định thì đăng ký tạm trú, với sự đồng ý của chủ nhà. Với người giúp việc, hợp đồng lao động là nơi ghi rõ chỗ ở, và người giúp việc vẫn có quyền riêng tư với giấy tờ, điện thoại, tài khoản của mình như bất kỳ người lao động nào.
Với người thân, sự dễ dãi trong gia đình lại hay là chỗ hở: cả nhà dùng chung một điện thoại, mật khẩu ứng dụng định danh ghi trên tờ giấy dán tủ lạnh, ảnh căn cước của mọi người lưu chung một thư mục. Tách riêng tài khoản của từng người lớn trong nhà là cách đơn giản nhất để không ai vô tình làm thủ tục nhầm tên người khác.
Người thuê dọn đi mà tạm trú vẫn còn: xử lý thế nào
Đây là chuyện rất thường gặp ở khu trọ: người thuê chuyển chỗ, hợp đồng đã thanh lý, nhưng trên dữ liệu cư trú họ vẫn còn tạm trú tại địa chỉ cũ đến hết thời hạn. Với chủ nhà, việc này gây khó khi cho người mới thuê, khi bán nhà hoặc khi cơ quan rà soát cư trú.
Cách nhẹ nhàng nhất là thoả thuận ngay trong hợp đồng: khi chấm dứt thuê, người thuê làm thủ tục xoá đăng ký tạm trú hoặc đăng ký tạm trú ở nơi mới trong một thời hạn nhất định. Nếu người thuê đã đi mà không làm, chủ nhà có thể hỏi công an cấp xã về thủ tục xoá đăng ký tạm trú trong trường hợp đã chấm dứt việc thuê, mang theo hợp đồng và biên bản thanh lý làm căn cứ.
Ví dụ giả định: chủ một dãy trọ tám phòng ở TP Hồ Chí Minh có thói quen đưa vào hợp đồng điều khoản xoá tạm trú, và khi bàn giao phòng thì cùng người thuê mở ứng dụng kiểm việc đăng ký nơi mới. Sau hai năm, danh sách hộ tại địa chỉ của chị luôn khớp với người đang ở thật, việc cho người mới vào ở và đăng ký tạm trú trôi chảy hơn hẳn các dãy xung quanh.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhà có được yêu cầu người thuê cung cấp phiếu lý lịch tư pháp không?
Chủ nhà có thể đề nghị, nhưng người thuê có quyền từ chối và pháp luật không bắt buộc người thuê nhà ở phải nộp giấy này. Yêu cầu nên tương xứng với việc thuê; với nhà ở dân cư thông thường, hợp đồng và giấy tờ tuỳ thân thường là đủ.
Chủ nhà đồng ý cho đăng ký tạm trú có phải chịu trách nhiệm về người thuê không?
Chủ nhà chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của chỗ ở và việc đồng ý của mình, cùng các nghĩa vụ quản lý theo quy định về cư trú và an toàn chỗ ở. Chủ nhà không phải chịu trách nhiệm thay cho hành vi riêng của người thuê nếu bản thân không vi phạm.
Chủ hộ có được biết thành viên trong hộ đã đăng ký tạm trú ở nơi khác không?
Thông tin tạm trú ở nơi khác là dữ liệu cá nhân của thành viên đó. Chủ hộ có thể thấy những thay đổi ảnh hưởng tới danh sách hộ của mình, nhưng không có quyền tự tra chi tiết nơi ở của thành viên nếu người đó không cho biết.
Người thuê đăng ký tạm trú mà chủ nhà không đồng ý thì sao?
Trường hợp thông thường, đăng ký tạm trú tại chỗ ở thuê cần chủ nhà đồng ý. Khi chủ nhà từ chối không có lý do chính đáng, hai bên nên xem lại hợp đồng và hỏi công an cấp xã; tranh chấp quanh việc này đã có bài riêng ở nhóm chủ đề thuê nhà.
Chủ cơ sở lưu trú được giữ ảnh giấy tờ của khách bao lâu?
Cơ sở lưu trú dùng giấy tờ để thông báo lưu trú và quản lý khách theo quy định. Ảnh, bản sao giấy tờ chỉ nên giữ trong thời gian cần cho mục đích đó và phải được bảo vệ, không đem dùng cho tiếp thị hay chia sẻ cho bên thứ ba.
Chủ nhà dán thông tin người thuê nợ tiền lên mạng có vi phạm không?
Công khai thông tin cá nhân, ảnh giấy tờ của người khác khi chưa có sự đồng ý có thể vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền đối với đời tư. Đòi nợ tiền nhà nên đi qua thương lượng, hoà giải hoặc khởi kiện dân sự.