Chủ nhà có lý do chính đáng để muốn biết ai sẽ ở trong căn nhà của mình, người đó dùng nhà vào việc gì và có trả tiền đều không. Phần lớn những điều đó tìm hiểu được bằng cách hỏi thẳng, xem giấy tờ người thuê tự đưa và viết rõ vào hợp đồng; những gì thuộc đời tư như thu nhập chi tiết, quan hệ tình cảm, tiền án của người khác trong nhóm thuê thì không phải thứ chủ nhà được đòi hay tự dò.
Bài này dành cho người cho thuê nhà ở, phòng trọ, căn hộ, mặt bằng kinh doanh quy mô nhỏ. Thông tin cư trú mà chủ nhà được biết trên hệ thống sau khi người thuê đã ở là một chủ đề khác trong trang; ở đây chỉ nói giai đoạn trước khi ký: chọn người, hỏi gì, ghi gì để sau này không phải đi tìm thông tin của người thuê theo cách sai.
Chủ nhà thật sự cần biết những gì
Gác cảm giác lo lắng sang một bên, những gì chủ nhà cần biết để bảo vệ tài sản và làm đúng nghĩa vụ của mình khá gọn. Thứ nhất là danh tính của người đứng tên hợp đồng và của những người sẽ ở cùng, vì chủ nhà liên quan đến việc người thuê đăng ký tạm trú hoặc thông báo lưu trú theo Luật Cư trú. Thứ hai là mục đích sử dụng: để ở, để làm văn phòng, để bán hàng, để làm xưởng nhỏ, vì mỗi mục đích kéo theo yêu cầu khác nhau về an toàn cháy nổ, giấy phép, tiếng ồn với hàng xóm.
Thứ ba là khả năng trả tiền thuê, và thứ tư là cách liên lạc khi có sự cố. Ngoài bốn nhóm này, những thông tin khác hầu như không giúp chủ nhà ra quyết định tốt hơn, nhưng lại làm tăng rủi ro xâm phạm đời tư. Hỏi người thuê "lương bao nhiêu", "bố mẹ làm gì", "đã có người yêu chưa" thường chỉ làm người thuê tử tế ngại và người thuê có ý đồ học cách nói dối.
Với mặt bằng kinh doanh, câu hỏi về mục đích quan trọng hơn hẳn. Một quán ăn cần bếp, gas, hút mùi; một kho hàng có thể chứa hàng dễ cháy; một cơ sở làm đẹp có thể cần giấy phép riêng. Biết trước để ghi vào hợp đồng là cách chủ nhà tự bảo vệ, chứ không phải đi tìm hiểu lý lịch của người thuê.
Hỏi gì, xem gì theo từng loại người thuê
Bảng gợi ý mức tìm hiểu tương xứng với loại hợp đồng. Mọi giấy tờ đều do người thuê tự đưa; chủ nhà xem bản chính, ghi thông tin cần thiết vào hợp đồng.
| Loại người thuê | Nên hỏi và xem | Không nên đòi |
|---|---|---|
| Cá nhân thuê phòng trọ, căn hộ để ở | Căn cước của người đứng tên và người ở cùng; nơi làm việc hoặc học tập; số điện thoại và một người liên hệ khẩn cấp | Sao kê ngân hàng, phiếu lương, ảnh trang cá nhân, phiếu lý lịch tư pháp |
| Hộ gia đình thuê nhà nguyên căn | Căn cước người đứng tên và các thành viên sẽ đăng ký tạm trú; số người ở; có kinh doanh tại nhà hay không | Giấy tờ về quan hệ hôn nhân, tình trạng sức khoẻ |
| Hộ kinh doanh thuê mặt bằng | Căn cước chủ hộ; ngành nghề dự kiến; nếu đã đăng ký thì thông tin đăng ký hộ kinh doanh | Sổ sách, doanh thu của cửa hàng cũ |
| Công ty thuê làm văn phòng, cửa hàng | Thông tin đăng ký doanh nghiệp trên cổng chính thức; người ký có đúng là người đại diện hoặc có giấy uỷ quyền | Báo cáo tài chính chi tiết, danh sách nhân viên |
Với công ty, phần tìm hiểu chính là đối chiếu người ký với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, vì hợp đồng ký bởi người không có thẩm quyền rất dễ bị phía công ty phủ nhận khi có tranh chấp. Thông tin này công khai theo luật, chủ nhà tra được mà không cần ai đồng ý.
Xác minh qua người giới thiệu, chủ nhà cũ: làm sao cho đúng
Hỏi ý người thuê trước. Nếu muốn hỏi chủ nhà cũ hay nơi làm việc, nói rõ với người thuê và đề nghị họ cho số liên lạc. Người thuê từ chối thì đó là quyền của họ, và bạn cũng có quyền cân nhắc không cho thuê.
Chỉ hỏi những gì liên quan tới việc thuê. Câu hỏi hợp lý với chủ nhà cũ là "người này trả tiền có đúng hạn không, khi trả nhà có bàn giao đầy đủ không". Câu hỏi về đời sống riêng của người thuê là vượt quá.
Coi lời giới thiệu là tham khảo. Chủ nhà cũ có khi khen để người thuê đi cho nhanh, có khi chê vì còn mâu thuẫn. Lời giới thiệu chỉ là một mảnh, không thay cho giấy tờ và điều khoản hợp đồng.
Không đi hỏi hàng xóm, nhóm cư dân về người thuê. Đăng ảnh, tên, số điện thoại người sắp thuê lên nhóm để hỏi "ai biết người này" là công khai dữ liệu cá nhân không có sự đồng ý, dù câu hỏi nghe vô hại.
Trình tự gọn từ lúc xem nhà tới lúc giao chìa khoá
Ví dụ giả định: bà Thu ở Đồng Nai cho thuê một gian mặt tiền dưới tầng trệt. Một trình tự cân bằng giữa thận trọng và tôn trọng người thuê như sau.
- Khi khách xem nhà, hỏi mục đích sử dụng, số người sẽ ở hoặc làm việc, thời gian dự định thuê.
- Khi hai bên đã muốn ký, đề nghị người đứng tên mang căn cước bản chính; nếu là công ty, tra thông tin đăng ký doanh nghiệp và đề nghị người ký đưa giấy uỷ quyền nếu không phải người đại diện theo pháp luật.
- Ghi vào hợp đồng: họ tên, số định danh, nơi cư trú hiện tại của người thuê; danh sách người ở cùng; mục đích sử dụng; điều cấm như cho thuê lại, đổi mục đích khi chưa đồng ý.
- Ghi rõ việc chủ nhà lưu bản chụp căn cước của người thuê và người ở cùng để làm hợp đồng và thực hiện thủ tục cư trú; người thuê ký xác nhận đồng ý.
- Thoả thuận tiền đặt cọc, kỳ thanh toán, cách bàn giao và kiểm tra hiện trạng khi trả nhà.
- Nhắc người thuê đăng ký tạm trú hoặc thông báo lưu trú theo đúng thời hạn luật định; chủ nhà phối hợp khi được yêu cầu.
Trình tự này tốn thêm khoảng nửa giờ so với việc nhận tiền cọc rồi giao chìa khoá, nhưng giúp chủ nhà có đủ thông tin để liên hệ, đòi tiền, hoặc làm việc với cơ quan chức năng khi có sự cố, mà không phải đi tìm hiểu người thuê sau lưng họ.
Những tình huống chủ nhà hay xử lý sai
Giữ căn cước bản chính của người thuê thay tiền cọc. Luật Căn cước 2023 cấm cầm cố, nhận cầm cố thẻ căn cước. Muốn bảo đảm thì nhận tiền đặt cọc bằng tiền và ghi vào hợp đồng.
Đòi người thuê nộp phiếu lý lịch tư pháp. Không có quy định buộc người thuê nhà phải chứng minh không có án tích. Đòi phiếu này thường vượt quá nhu cầu thực tế, và người thuê có quyền từ chối.
Tự vào nhà kiểm tra khi người thuê vắng mặt. Nhà đang cho thuê là chỗ ở của người thuê; chủ nhà chỉ vào theo thoả thuận hoặc khi có tình huống khẩn cấp. Ghi rõ điều kiện kiểm tra định kỳ trong hợp đồng.
Lắp camera trong phần diện tích cho thuê. Camera ở cổng chung, lối đi chung có thể chấp nhận nếu thông báo rõ; camera trong phòng, căn hộ đang cho thuê là xâm phạm đời tư người thuê.
Đăng thông tin người thuê nợ tiền lên mạng. Người thuê nợ tiền thì chủ nhà đòi theo hợp đồng, trừ vào tiền cọc theo thoả thuận, hoặc khởi kiện. Công khai thông tin cá nhân của họ có thể khiến chủ nhà thành bên vi phạm.
Người thuê cũng có quyền hỏi lại chủ nhà
Tìm hiểu là chuyện hai chiều. Người thuê có lý do chính đáng để biết người đứng ra cho thuê có đúng là chủ nhà hoặc người được chủ nhà uỷ quyền hay không, căn nhà có đang thế chấp, đang tranh chấp hay đang bị ngăn chặn giao dịch không, nhất là khi phải đặt cọc nhiều tháng hoặc thuê mặt bằng để đầu tư sửa sang. Chủ nhà nên chuẩn bị sẵn giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà để người thuê xem, và giấy uỷ quyền nếu người ký không phải chủ sở hữu.
Một chủ nhà sẵn sàng cho xem giấy tờ của mình thì cũng dễ đề nghị người thuê làm điều tương tự mà không bị coi là soi mói. Ngược lại, chủ nhà đòi người thuê đủ thứ giấy tờ nhưng né khi bị hỏi về quyền cho thuê sẽ tạo ra một hợp đồng lệch, và lúc tranh chấp, phía nào cung cấp thông tin minh bạch hơn thường ở thế dễ chứng minh hơn.
Với mặt bằng kinh doanh thuê dài hạn, người thuê có thể đề nghị chủ nhà tự xin văn bản cung cấp thông tin đất đai để thấy tình trạng thửa đất tại thời điểm ký. Cách này đặt việc xin thông tin vào tay chính chủ, đúng với nguyên tắc chung của danh mục: muốn biết về tài sản hay con người, đi qua người có quyền với thông tin đó.
Khi người thuê bỏ đi hoặc gây thiệt hại
Thông tin ghi trong hợp đồng là thứ chủ nhà dùng khi có chuyện: người thuê bỏ đi mà nợ tiền, để lại đồ đạc, làm hư hỏng nhà. Chủ nhà gửi thông báo tới nơi cư trú người thuê đã khai, nhắn tin, gọi điện, và lập biên bản hiện trạng có người làm chứng hoặc có xác nhận của công an hay chính quyền cấp xã nơi có nhà khi cần.
Không tự ý bán đồ đạc người thuê để lại hay khoá cửa giữ đồ để gây áp lực khi chưa có thoả thuận; việc xử lý tài sản của người khác cần theo hợp đồng hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Nếu số tiền lớn hoặc người thuê là công ty đã ngừng hoạt động, cách tiến hành sẽ khác và nên có người làm nghề luật xem trước.
Một điều nhiều chủ nhà chỉ nhận ra lúc này: những gì mình ghi vào hợp đồng ngày đầu chính là thông tin duy nhất có giá trị. Tên gọi, số điện thoại không còn liên lạc được thì gần như không giúp gì. Vì vậy việc đối chiếu căn cước bản chính và ghi đầy đủ nơi cư trú lúc ký là khâu đáng đầu tư nhất.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhà có được chụp căn cước người thuê không?
Được, nếu người thuê đồng ý và bản chụp dùng cho việc làm hợp đồng, thực hiện thủ tục cư trú. Nên ghi điều này trong hợp đồng, giữ bản chụp ở nơi an toàn và không chuyển cho người ngoài.
Có được từ chối cho thuê khi người thuê không muốn cho xem giấy tờ không?
Chủ nhà có quyền chọn người thuê và có thể từ chối khi không đủ thông tin để làm hợp đồng và thủ tục cư trú. Tuy vậy nên giải thích rõ lý do để tránh hiểu lầm là phân biệt đối xử.
Người thuê dẫn thêm người vào ở mà không báo thì làm gì?
Hợp đồng nên ghi danh sách người ở và nghĩa vụ báo khi có người mới. Khi phát hiện, chủ nhà yêu cầu người thuê bổ sung thông tin, nhắc người mới đăng ký cư trú; nếu vi phạm kéo dài thì xử lý theo điều khoản chấm dứt hợp đồng.
Cho công ty thuê thì cần kiểm những gì?
Kiểm tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật trên cổng thông tin chính thức về đăng ký doanh nghiệp; nếu người ký không phải người đại diện, yêu cầu giấy uỷ quyền hợp lệ.
Có nên hỏi người thuê về thu nhập không?
Bạn có thể hỏi chung về khả năng trả tiền thuê và nơi làm việc. Đòi sao kê, phiếu lương chi tiết thường vượt quá nhu cầu; tiền đặt cọc và kỳ thanh toán hợp lý là cách bảo vệ hiệu quả hơn.