Điều khoản cam đoan thông tin pháp lý là phần hợp đồng trong đó một bên khẳng định tình trạng pháp lý của chính mình hoặc của tài sản, và chấp nhận hậu quả nếu khẳng định đó sai. Nó lấp đúng khoảng trống mà kết quả tra cứu để lại: tra cứu chỉ cho bạn biết những gì hệ thống ghi nhận tại một thời điểm, còn cam đoan buộc bên kia chịu trách nhiệm về cả những gì hệ thống chưa ghi hoặc ghi chậm.
Bộ luật Dân sự 2015 đã đặt nghĩa vụ cung cấp thông tin trong giao kết hợp đồng: bên có thông tin ảnh hưởng đến việc chấp nhận giao kết của bên kia thì phải thông báo. Điều khoản cam đoan cụ thể hoá nghĩa vụ đó thành những câu rõ ràng, có thời điểm và có hậu quả. Bài này gợi ý những nội dung cần có, cách gắn với kết quả tra cứu và những lỗi khiến điều khoản không dùng được khi cần.
Vì sao tra cứu thôi chưa đủ
Một kết quả tra cứu tốt nhất cũng chỉ là ảnh chụp của hệ thống tại một thời điểm. Nó không bắt được những thứ chưa đăng ký: hợp đồng thuê đang có hiệu lực, khoản nợ không có bảo đảm, tranh chấp chưa ra toà, thoả thuận góp vốn ngầm. Nó cũng không bắt được những thứ xảy ra giữa ngày tra và ngày hoàn tất giao dịch.
Bên đang sở hữu tài sản hoặc đang điều hành doanh nghiệp là người biết rõ nhất những chuyện đó. Điều khoản cam đoan chuyển rủi ro "không biết" về phía người lẽ ra phải biết. Nếu họ cam đoan sai, bạn có căn cứ để đòi bồi thường, đòi phạt vi phạm nếu đã thoả thuận, hoặc chấm dứt hợp đồng, thay vì phải chứng minh họ cố ý lừa dối, một việc khó hơn nhiều.
Nói cách khác, tra cứu là việc bạn tự bảo vệ mình bằng thông tin; cam đoan là việc bạn tự bảo vệ mình bằng trách nhiệm của bên kia. Giao dịch đáng kể nên có cả hai.
Nội dung thường có trong điều khoản cam đoan
Tuỳ loại giao dịch mà chọn và điều chỉnh. Danh sách dưới đây là các nhóm nội dung hay gặp, không phải một mẫu chuẩn để chép nguyên.
- Tư cách và thẩm quyền: bên cam đoan là chủ sở hữu hoặc người có quyền định đoạt; người ký có thẩm quyền đại diện; doanh nghiệp đang hoạt động, không trong quá trình giải thể, phá sản.
- Tình trạng đăng ký: tài sản không đang được dùng để bảo đảm cho nghĩa vụ nào ngoài những gì đã liệt kê; không bị kê biên, phong toả, ngăn chặn giao dịch.
- Tranh chấp và khiếu nại: không có tranh chấp đang giải quyết hoặc đã được thông báo liên quan đến tài sản hay giao dịch.
- Quyền của bên thứ ba: tài sản không đang cho thuê, cho mượn, góp vốn hay hứa bán cho người khác, trừ những gì đã công bố.
- Tính đúng của thông tin đã cung cấp: mọi giấy tờ, bản sao, thông tin đã đưa cho bên kia là đúng và đầy đủ tại thời điểm cam đoan.
- Nghĩa vụ thông báo: nếu từ ngày ký đến ngày hoàn tất có thay đổi làm cam đoan không còn đúng, phải thông báo ngay bằng văn bản.
- Hậu quả khi cam đoan sai: bồi thường, phạt vi phạm trong giới hạn luật cho phép, quyền đơn phương chấm dứt, cách xử lý tiền đã trả hoặc tiền cọc.
Gắn kết quả tra cứu vào hợp đồng cho đúng
Một cách làm gọn là đưa kết quả tra cứu vào phụ lục hợp đồng, ghi rõ nguồn, thời điểm tra và người tra, rồi để bên kia cam đoan rằng thông tin trong phụ lục đúng và đầy đủ tại ngày ký. Khi đó phụ lục không còn chỉ là tài liệu của bạn; nó là nội dung hai bên cùng xác nhận.
Điểm cần chú ý là phạm vi. Nếu bạn viết "bên bán cam đoan thông tin trong phụ lục là đúng", bên bán chỉ chịu trách nhiệm về những gì có trong phụ lục. Những gì không có trong hệ thống thì không có trong phụ lục, và có thể bị cho là nằm ngoài cam đoan. Vì vậy nên viết thêm vế cam đoan chung, rằng ngoài những gì đã công bố trong phụ lục, tài sản không có quyền của bên thứ ba, không có đăng ký bảo đảm, không có tranh chấp.
Nếu bên kia có điều cần công bố, chẳng hạn tài sản đang thế chấp và sẽ được giải chấp bằng chính tiền thanh toán, hãy liệt kê cụ thể trong một danh mục ngoại lệ. Danh mục này làm cam đoan chính xác hơn, và cho thấy bên kia không giấu giếm.
Thời điểm cam đoan: ba mốc nên phân biệt
Một trong những lỗi phổ biến nhất là cam đoan không ghi thời điểm. Bảng dưới đây giúp bạn xác định mốc phù hợp.
| Mốc | Ý nghĩa | Khi nào cần |
|---|---|---|
| Ngày ký hợp đồng hoặc thoả thuận đặt cọc | Thông tin đúng tại thời điểm hai bên cam kết | Mọi giao dịch |
| Ngày hoàn tất, ngày công chứng, ngày bàn giao | Thông tin vẫn đúng khi giao dịch hoàn tất | Giao dịch có khoảng cách giữa đặt cọc và hoàn tất |
| Suốt thời hạn hợp đồng | Thông tin tiếp tục đúng, có thay đổi phải báo | Hợp đồng kéo dài: thuê, cung ứng, hợp tác |
Với giao dịch đặt cọc rồi mới công chứng, mốc thứ hai đặc biệt quan trọng: nên ghi bên bán cam đoan thông tin vẫn đúng tại ngày công chứng, và nếu không đúng thì xử lý tiền cọc thế nào. Tiền cọc là vùng tranh chấp hay gặp nhất khi thông tin pháp lý thay đổi giữa chừng.
Ví dụ giả định: thuê mặt bằng kinh doanh
Ví dụ giả định: một người định thuê mặt bằng tầng trệt ở Thái Nguyên để mở cửa hàng, thời hạn năm năm, đặt cọc ba tháng và tự bỏ tiền sửa sang. Người thuê tra thông tin và xin văn bản cung cấp thông tin đất đai thì thấy chủ nhà đứng tên, tài sản đang thế chấp tại một ngân hàng. Thế chấp tự nó không cấm cho thuê, nhưng nếu khoản vay không trả được và tài sản bị xử lý, người thuê có thể gặp rắc rối.
Thay vì bỏ cuộc, người thuê đưa vào hợp đồng điều khoản cam đoan: chủ nhà cam đoan tài sản chỉ đang thế chấp cho khoản vay đã công bố, ngân hàng nhận thế chấp đã được thông báo hoặc đồng ý về việc cho thuê nếu hợp đồng thế chấp yêu cầu, không có tranh chấp, không có người thuê khác. Chủ nhà có nghĩa vụ báo ngay nếu có thông báo xử lý tài sản; nếu người thuê phải dọn đi trước hạn vì lý do đó, chủ nhà hoàn tiền cọc và bồi thường phần chi phí sửa sang chưa khấu hao theo cách tính hai bên đã ghi.
Kết quả tra cứu cho người thuê biết có rủi ro. Điều khoản cam đoan quyết định ai gánh rủi ro đó nếu nó xảy ra.
Lỗi khiến điều khoản cam đoan vô dụng khi cần
Viết chung chung kiểu "tài sản không có tranh chấp". Không nói rõ tranh chấp gì, tại thời điểm nào, đã được thông báo hay chỉ đang tiềm ẩn. Khi có chuyện, hai bên hiểu mỗi người một kiểu.
Không có hậu quả đi kèm. Cam đoan mà không ghi hậu quả thì vẫn có thể đòi bồi thường theo luật chung, nhưng bạn phải chứng minh thiệt hại. Ghi rõ hậu quả giúp việc đòi đơn giản hơn.
Ghi mức phạt vi phạm vượt giới hạn. Luật có giới hạn mức phạt vi phạm trong một số loại hợp đồng, như hợp đồng thương mại. Kiểm quy định hiện hành hoặc hỏi người làm nghề trước khi ghi con số.
Người ký không có thẩm quyền. Cam đoan do người không có thẩm quyền ký thay doanh nghiệp có thể không ràng buộc doanh nghiệp. Đối chiếu người ký với thông tin người đại diện trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp hoặc với giấy uỷ quyền.
Không giữ được tài liệu đã đưa vào phụ lục. Phụ lục nhắc tới kết quả tra cứu mà không kèm bản lưu thì sau này không biết hai bên đã nhìn thấy gì.
Đưa cam đoan vào giao dịch: trình tự gợi ý
Cam đoan chỉ có ích khi được chuẩn bị song song với việc tra cứu, không phải chép vội vào phút chót.
- Tra cứu các nguồn công khai và xin văn bản cung cấp thông tin cần thiết trước khi đàm phán điều khoản.
- Lập danh sách những điều bạn chưa kiểm được bằng tra cứu: thuê, nợ không bảo đảm, tranh chấp tiềm ẩn, thoả thuận với người khác.
- Soạn cam đoan bao trùm cả phần đã kiểm và phần chưa kiểm được, kèm thời điểm cam đoan.
- Đề nghị bên kia liệt kê ngoại lệ, tức những điều họ cần công bố; đọc kỹ từng ngoại lệ và hỏi lại nếu mơ hồ.
- Thoả thuận hậu quả cụ thể khi cam đoan sai, nhất là cách xử lý tiền cọc và tiền đã thanh toán.
- Đính kèm bản lưu kết quả tra cứu làm phụ lục, ký nháy từng trang để hai bên cùng xác nhận đã xem.
- Tra lại ngay trước ngày hoàn tất; nếu có thay đổi, yêu cầu bên kia giải thích trước khi trả tiền đợt cuối.
Hai góc nhìn: bên mua và bên bán
Đứng ở phía bên mua, cam đoan càng rộng càng có lợi. Đứng ở phía bên bán, cam đoan rộng là gánh trách nhiệm cả với những thứ chính họ không biết, như một khoản nợ của chủ cũ chưa đăng ký. Bên bán hợp lý thường đề nghị giới hạn cam đoan trong "những gì bên bán biết hoặc lẽ ra phải biết", giới hạn thời gian được khiếu nại, và giới hạn tổng mức bồi thường.
Không bên nào sai khi đàm phán như vậy. Điều khoản tốt là điều khoản phản ánh đúng ai đang nắm thông tin nào. Nếu bên bán thật sự không thể biết, chẳng hạn tài sản mua lại từ người khác chưa lâu, việc bên mua tự kiểm tra kỹ hơn là hợp lý hơn đòi bên bán cam đoan tuyệt đối.
Với giao dịch giá trị lớn, mua lại doanh nghiệp hay góp vốn, điều khoản cam đoan thường dài nhiều trang và cần người làm nghề soạn. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để biết những điểm nên đưa vào trước khi ngồi đàm phán.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng không có điều khoản cam đoan thì có đòi được bồi thường khi bên kia giấu thông tin không?
Có thể, dựa trên nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết và các quy định về giao dịch do lừa dối. Nhưng bạn phải chứng minh nhiều hơn, như bên kia biết mà không nói và việc đó làm bạn thiệt hại. Điều khoản cam đoan giúp giảm gánh nặng chứng minh.
Có nên đưa điều khoản cam đoan vào hợp đồng đặt cọc không?
Nên, nhất là cam đoan về tình trạng đăng ký và tranh chấp, kèm cách xử lý tiền cọc nếu thông tin không đúng. Thoả thuận đặt cọc là lúc bạn bắt đầu bỏ tiền ra, nên càng cần rõ ràng.
Bên bán đề nghị chỉ cam đoan trong phạm vi hiểu biết của họ, có nên chấp nhận không?
Tuỳ hoàn cảnh. Nếu bên bán thật sự không thể biết một số thông tin, đây là đề nghị hợp lý. Đổi lại, bạn cần tự kiểm tra kỹ hơn và có thể đề nghị giữ lại một phần tiền đến khi hoàn tất thủ tục.
Cam đoan sai nhưng bên kia không cố ý thì có phải chịu trách nhiệm không?
Nếu hợp đồng ghi cam đoan là một cam kết khách quan về tình trạng tài sản, bên cam đoan thường vẫn phải chịu hậu quả đã thoả thuận dù không cố ý. Nếu cam đoan giới hạn trong hiểu biết của họ, phải xem họ có biết hoặc lẽ ra phải biết hay không.
Điều khoản cam đoan có cần công chứng riêng không?
Không cần công chứng riêng. Nó là một phần của hợp đồng; nếu hợp đồng phải công chứng thì điều khoản được công chứng cùng hợp đồng. Hợp đồng không bắt buộc công chứng thì điều khoản vẫn có hiệu lực giữa các bên khi đáp ứng điều kiện chung.
Có thể dùng điều khoản cam đoan thay cho việc tự tra cứu không?
Không nên. Cam đoan cho bạn quyền đòi bồi thường sau khi chuyện đã xảy ra, còn tra cứu giúp bạn tránh chuyện xảy ra. Đòi bồi thường từ người không còn tài sản hay đã biến mất là việc rất khó.